Admin Portal manual

7.2 Kontakte

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Dieses Handbuch hilft Ihnen, das Admin Portal optimal zu nutzen.

Änderungen vorbehalten
Version 1 / 10/2025 (DE)

Art	Icon	Beschreibung
Hinweis		Wichtige Informationen und Hinweise, die Sie unbedingt beachten müssen.
Tipp		Nützliche Tipps, die Ihnen zusätzliche Informationen bieten.
Handlungsschritt	-	Wird mit einem Spiegelstrich markiert
Ergebnis einer Handlung	⇒	Wird mit einem Pfeil markiert
Aufzählung/-listung		Wird mit einem Punkt markiert

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Um das Admin Portal zu nutzen, melden Sie sich mit Ihrem DFN VoIP Centrex-Benutzernamen und -Passwort an. Dies sind die gleichen Anmeldedaten, die Sie auch auf https://start.voip-centrex.dfn.de verwenden.

Gehen Sie auf setup.voip-centrex.dfn.de.
Geben Sie Ihren Benutzernamen (Ihre E-Mail) und Ihr Passwort ein (das Ihnen von DFN zur Verfügung gestellt wurde).
Klicken Sie auf Loggen Sie sich ein.
⇒ Nach dem Einloggen sehen Sie die Seite zur Konfiguration der Anlage.

Nachdem Sie sich eingeloggt / eine Anlage zur Bearbeitung ausgewählt haben, sehen Sie folgendes:

Das Hauptmenü auf der linken Seite
Das ausgewählte Element in der Mitte (abhängig davon, welchen Menüpunkt Sie im Hauptmenü links ausgewählt haben)
Benutzerspezifische Informationen (wenn Sie auf Ihren Benutzernamen oder Ihr Symbol klicken)

Im Hauptmenü auf der linken Seite finden Sie 5 Bereiche (in diesem Beispiel; dies kann je nach Vertrag, Berechtigungen, Konfiguration usw. variieren):

Anlage (Allgemein, Vertraglich)
Konfiguration (Geräte, Ansagen, Blocklistenprofile für eingehende Anrufe, Amtsleitungen, Kontakte, Durchwahlen und Provisioning IP-Erlaubtliste)
Nebenstellen (Telefone und eFaxe)
Dienste (Zeitsteuerung, Gruppen, Skills, Warteschlangen, Sprachdialoge IVRs und Konferenzen)
Standorte (Mobiler Standort und Kundeneigene)

Sie können über das Suchfeld am oberen Rand eine Suche starten.

Die meisten Menüs bieten ähnliche Optionen. Sie können:

Einen neuen Eintrag hinzufügen
nach einem Eintrag suchen
Eine CSV-Datei importieren oder exportieren
auswählen, wie viele Einträge Sie auf der Seite angezeigt bekommen möchten
einen Eintrag löschen, klonen, bearbeiten oder in die Zwischenablage kopieren

Wenn Sie einen Eintrag bearbeiten, können Sie:

Auf einen Stepper klicken oder rauf- und runter scrollen, um schnell zu einem bestimmten Abschnitt zu navigieren
Einzelne Abschnitte und die Schnellliste aus- und einblenden
Die Schnellliste anzeigen

Wenn Sie einen oder mehrere Einträge bearbeiten, öffnet sich auf der rechten Seite eine Schnellliste. Sie können:

zwischen den Einträgen wechseln
die Position der Einträge per Drag-and-Drop verändern
Einträge schließen (bitte beachten Sie, dass Sie beim Schließen eines Eintrags den Bearbeitungsmodus verlassen)

Wenn Sie auf Ihren Benutzernamen oder Avatar klicken, können Sie:

Ihr Benutzerprofil aufrufen
den Dialog Zugangsbereiche öffnen (wenn Sie auf mehrere Zugangsbereiche zugreifen können)
Tastenkürzel öffnen
Sich abmelden

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Unter Anlage finden Sie zwei Bereiche zur Konfiguration:

Allgemein
Vertrag (Abonnements & Beschränkungen)

Allgemein

Unter Allgemein finden Sie erste Informationen über den Account:

Name	Name der Anlage (schreibgeschützt) Wird bei der Erstellung der Anlage festgelegt und kann nicht geändert werden.
Support -Passwort	Das Passwort, das der technische Kontakt des Kunden beim Support-Team angeben muss, um nachzuweisen, dass er Zugriffsrechte auf das Konto hat. Wird bei der Erstellung der Anlage festgelegt, kann aber zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden.
E-Mail	E-Mail des technischen Ansprechpartners bzw. Teams des Anlageninhabers (schreibgeschützt) Wird bei der Erstellung der Anlage festgelegt und kann nicht geändert werden.
Phone number	Mobilfunknummer des technischen Ansprechpartners bzw. Teams des Anlageninhabers. Dieses Feld kann leer gelassen und zu einem späteren Zeitpunkt ausgefüllt werden.

Pilotmodus

Unter Pilotmodus können Sie den Disclaimer lesen, dem Sie mit der Aktivierung zustimmen. Wenn Sie den Pilotmodus aktivieren, erhalten Sie Zugang zu Funktionen, die noch nicht ausgerollt wurden.

In diesem Abschnitt können Sie:

den Pilotmodus aktivieren
den Pliotmodus deaktivieren

Anrufeinstellungen

Die Anrufeinstellungen ermöglichen es Ihnen, verschiedene wichtige Funktionen für das Konto zu aktivieren:

Länge der Identifizierungsnummer der Amtsleitung	Wählen Sie die maximale Ziffernzahl der Amtsleitungen aus, die für diese Anlage konfiguriert werden kann. Sie können das Maximum auf eine, zwei, drei oder vier Ziffern einstellen. D.h. es sind bis zu 10 Amtsleitungen (0-9), 100 Amtsleitungen (0-99), 1000 Amtsleitungen (0-999) und 10000 Amtsleitungen (0-9999) möglich. Wenn Sie zum Beispiel das Maximum auf eine Ziffer einstellen, kann der Kunde nur bis zu 10 Amtsleitungen auf seinem Account nutzen. Diese Einstellung wird auch für die Konfiguration von ausgehenden Leitungen in Nebenstellen verwendet. Bitte beachten Sie, dass Sie diese Einstellung zwar zu einem späteren Zeitpunkt ändern können, dies aber Auswirkungen auf die Bedienung von Funktionen hat, die eine Amtsleitung erfordern. Z.B. kann sich die Wahl einer bestimmten ausgehenden Leitung verändern. Setzen Sie deshalb in diesem Fall alle Endbenutzer über die vorgenommene Änderung in Kenntnis.
Gegensprechanlage aktivieren	Ermöglicht es, ein Endgerät als Gegensprechanlage zu verwenden. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, ermöglicht dies lediglich die spätere Konfiguration als Endgerät unter Nebenstellen.
Kurzwahl verwenden	Aktiviert/deaktiviert die Verwendung von Kurzwahlen. Wenn Kurzwahl aktiviert ist, können Sie 2 gefolgt von einer Zahl wählen, um einen Eintrag aus einer vordefinierten Kurzwahlliste auszuwählen. Stellen Sie zusätzlich die Kurzwahllänge ein. Dies ist die Ziffernlänge der Kurzwahlcodes für den Kunden. Dies können entweder 1, 2, 3 oder 4 Ziffern sein. Wenn Sie z. B. eine Kurzwahllänge von „2“ wählen, können Sie dem Telefonsystem bis zu 100 Kurzwahlen (00-99) hinzufügen, die dann durch Wählen von 2+Kurzwahl verwendet werden können. Standardmäßig ist die Kurzwahllänge auf 9 eingestellt, was bedeutet, dass die Funktion deaktiviert ist. Bitte beachten Sie, dass es im Admin Portal keinen Bereich zur Verwaltung und Pflege der Kurzwahlliste gibt. Kurzwahlen müssen als .csv-Datei hochgeladen werden. Diese Option ist unter Kontakte und Nebenstellen verfügbar. Wenn Sie auf CSV importieren klicken, können Sie entweder eine Datei importieren oder eine Vorlage herunterladen.
Wählen mit Amtsholung	Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert und kann im K- Account nicht geändert werden. Konfiguriert die Amtsholung, die gewählt werden muss, um einen externen Anruf zu tätigen. Wählen Sie die für Ihr Land oder Ihre Region relevante Amtsholung aus. Sie können die Amtsholung auch unter Standorte konfigurieren. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine Nebenstelle konfigurieren, können Sie auswählen, von welchem Standort die Amtsholung übernommen wird. Bitte beachten Sie, dass in den meisten europäischen Ländern die gesetzlichen Bestimmungen von den Arbeitgebern verlangen, dass die Notrufdienste von jedem Geschäftstelefon aus unter 999 oder 112 angerufen werden können, ohne dass eine externe Vorwahl für den Anruf eingegeben werden muss.
Rückruf bei besetzt/nicht verfügbar	Aktiviert/deaktiviert den Rückruf bei besetzt/nicht verfügbar. Gilt nur für interne Anrufe und muss zusätzlich an der Nebenstelle aktiviert werden. Standardmäßig ist diese Funktion aktiviert.
Projektnummer verwenden	Aktiviert/deaktiviert die Verwendung von Projektnummern und legt die Länge von Projektnummern fest. Mit dieser Funktion können Sie Anrufkosten z. B. nach Kunden unter Verwendung von Projektnummern aufzeichnen und abrechnen. In diesem Fall müssen Sie die Projektnummer eingeben, bevor Sie einen externen Anruf tätigen, z. B. *9 + Projektnummer + Telefonnummer.
Ansage vor dem Betreten eines Konferenzraums abspielen	Aktiviert das Abspielen einer Standardansage, bevor ein Nutzer einem Konferenzraum beitritt.
Snom: Vermitteln durch Auflegen	Spezielle Funktion für Snom-Geräte. Sie können zwischen Gemischt, An und Aus wählen. Wenn die Funktion eingeschaltet ist, wird ein Anruf nach dem Auflegen an ein anderes Ziel weitergeleitet.
Click-to-Dial aktivieren	Click-to-Dial ermöglicht es Ihnen, Anrufe direkt aus der Nutzer-App (z.B. über PC oder mobilen Client) zu tätigen und am Tischtelefon entgegenzunehmen. Standardmäßig ist diese Funktion aktiviert.

Netzwerkeinstellungen

Unter Netzwerkeinstellungen stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

T.38 für Fax deaktivieren	Aktiviert/deaktiviert die globale Verwendung des T.38-Faxprotokolls für alle ein- und ausgehenden Anrufe einschließlich des eFax-Dienstes. Faxe werden dann ausschließlich mit G.711 (Audio) übertragen. Nur für A-Accounts verfügbar.
Alternativer SIP-Port	Aktiviert/deaktiviert die Verwendung einer nicht standardmäßigen Port-Einstellung für SIP. Dies kann hilfreich sein, um Firewall-Probleme zu vermeiden. Nur für A-, C- und S-Accounts verfügbar.
SIP-Transportprotokoll	Ermöglicht die Festlegung, über welches Transportprotokoll Geräte/Apps dieses Standorts kommunizieren. Standardmäßig ist UDP (User Datagram Protocol) eingestellt, was bedeutet, dass die Anrufe nicht verschlüsselt sind. TLS (Transport Layer Security) sorgt dafür, dass alle Anrufe von zertifizierten Geräten, die SRTP (Secure Real-time Transport Protocol) unterstützen, verschlüsselt werden. TCP ist nur für A-Accounts verfügbar und nur sichtbar, wenn es bereits vom A-Account eingerichtet wurde. Bitte beachten Sie, dass TLS in der Regel eine kostenpflichtige Funktion ist, die pro Gerät berechnet wird. Bitte beachten Sie, dass beim Zurücksetzen dieser Einstellung alle vom Endbenutzer zertifizierten Geräte neu gebootet werden.
Standort-VLAN-Einstellungen provisionieren	Aktiviert/deaktiviert die Anbindung von Tischtelefonen an das VLAN-Netzwerk eines Unternehmens.

Geräteeinstellungen

Unter Geräteeinstellungen stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Passwortschutz für die Webschnittstelle der Geräte

Sicherheitsfunktion für Tischtelefone, die den Schutz der Konfiguration bei der Provisionierung sicherstellt. Der Passwortschutz verhindert, dass Endbenutzer Änderungen vornehmen, die das Gerät deaktivieren oder sich auf notwendige Einstellungen auswirken.
Wir empfehlen, diese Funktion immer aktiviert zu lassen.

Disable PC / data port

Sperrt den PC-/Datenanschluss auf der Rückseite des Telefons, so dass die eingebaute Switchbridge deaktiviert ist.

In der Standardeinstellung ist diese Option deaktiviert.

Wenn sie aktiviert ist, können Endbenutzer das Telefon nicht verwenden, um ihren Computer mit dem Netzwerk zu verbinden.

Wenn diese Option deaktiviert ist, können Endbenutzer das Telefon verwenden, um ihren Computer mit dem Netzwerk zu verbinden.

Passwort für die Erstellung der Softphone-Geräte

Wenn Sie ein Softphone zum ersten Mal installieren, müssen Sie dieses Passwort während der Einrichtung anlegen, um die Installation zu autorisieren. Sie müssen dieses Passwort neu setzen, da das Standardpasswort unbekannt ist.

Integration

Unter Integration können Sie sehen, ob CTI an der Anlage aktiviert oder deaktiviert ist (schreibgeschützt). Um es auf einem Ziel zu aktivieren, muss diese Einstellung später unter Nebenstellen konfiguriert werden.

Sprachnachrichten

Unter Sprachnachrichten haben Sie folgende Optionen:

Minimale Länge der Voicemail-PIN (Schalter)	Aktiviert die Möglichkeit, eine individuelle Mindestlänge der Voicemail-PIN festzulegen, die anders ist als der Standardwert des Betreibers von 6 Stellen
Minimale Länge der Voicemail-PIN (Stellen)	Wählt eine Länge zwischen 4 und 32 Stellen aus dem Dropdown-Menü aus
Maximale Länge der Voicemail-PIN (Schalter)	Aktiviert die Möglichkeit, eine individuelle maximale Länge der Voicemail-PIN festzulegen, die anders ist als der Standardwert des Betreibers von 8 Stellen
Maximale Länge der Voicemail-PIN (Stellen)	Wählt eine Länge zwischen 4 und 32 Stellen aus dem Dropdown-Menü aus
Sprachnachrichten transkribieren (AI)	Aktiviert automatische Voicemail-Transkription Standardmäßig für alle Nebenstellen aktiviert. Bitte beachten Sie, dass Sie diese Einstellung für eine bestimmte Nebenstelle unter Nebenstellen > Telefonnebenstellen deaktivieren müssen, siehe Voicemail. Bitte beachten Sie, dass es bei Deaktivierung dieser Einstellung nicht möglich ist, diese individuell für eine bestimmte Nebenstelle zu aktivieren.

Geografische Einstellungen

Unter Geografische Einstellungen stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Zeitzone

Die Zeitzoneneinstellungen werden vom Betreiber, z. B. DFN, dem Distributor oder dem White-Label-Reseller, übernommen.
Bitte beachten Sie, dass eine Änderung der Zeitzone in der Konfiguration der Anlage auch andere Ziele beeinflusst, die ihre Standardzeitzone vom Kundenprofil übernehmen:

Standardzeitzone der Standorte
Standardzeitzone der Nebenstellen
Standardzeitzone für eFax
Standardzeitzone der Zeitsteuerung

Direktwahlnotrufnummern hinzufügen

Legt Direktwahlnotrufnummern fest.
Um externe Anrufe zu tätigen, muss der Benutzer in der Regel eine Vorwahl für die externe Leitung wählen, z. B. 9 oder 0.
Bitte beachten Sie, dass in den meisten europäischen Ländern die Gesetzeslage von den Arbeitgebern verlangt, dass die Notrufdienste von allen Geschäftstelefonen aus durch Wählen von 999 oder 112 angerufen werden können, ohne dass eine Vorwahl für externe Anrufe eingegeben werden muss.
Wenn Sie eine Nummer zur Liste hinzufügen, müssen Sie aus einer vorkonfigurierten Liste von Notrufnummern wählen. Diese Liste enthält die Notrufnummern der Länder, in denen DFN offiziell tätig ist.
Das System verhindert, dass Sie eine Nebenstelle anlegen, die mit einer Direktwahlnotrufnummer kollidiert. Bevor Sie eine Notrufnummer zu dieser Liste hinzufügen, müssen Sie sicherstellen, dass noch keine Nebenstelle mit derselben Nummer in der Anlage konfiguriert ist.

Anrufaufzeichnung

Unter Anrufaufzeichnung können Sie die Ad-hoc-Aufzeichnung von DFN aktivieren, die Anrufe auf Wunsch des Benutzers aufzeichnet (On-Demand-Aufzeichnung). Wählen Sie *1, um die Aufzeichnung zu starten oder zu beenden.

Bitte beachten Sie, dass

diese Aufzeichnungen nicht dauerhaft gespeichert werden, sondern dem Benutzer anschließend entweder im .mp3- oder .wav-Format (je nach dem von Ihnen gewählten Audioformat) per E-Mail zugesandt werden.
diese Einstellung unabhängig ist von der permanenten Anrufaufzeichnung (Aufzeichnung aller Anrufe für eine Nebenstelle).

Wenn Sie Zu Beginn des Gesprächs informieren aktivieren, müssen Sie zusätzlich

über das Dropdown-Feld festlegen, bei welchen Anrufen darüber informiert werden soll, dass das Gespräch aufgezeichnet wird (extern, intern oder beide). Bitte beachten Sie, dass es in einigen Ländern gesetzlich vorgeschrieben ist, alle Gesprächsteilnehmer darüber zu informieren, wenn ein Gespräch aufgezeichnet werden soll.
die Ansage hochladen, die abgespielt werden soll, wenn ein Benutzer *1 wählt.

Vertrag: Allgemein

Je nach Vertrag sehen Sie bei einigen Kundenkonten den Abschnitt Vertragsbedingungen (Abonnements & Limits), der aus zwei Tabs besteht: Allgemein und Abonnements. Beide Bereiche sind schreibgeschützt und dienen lediglich der Sichtbarkeit. Diese Bereiche sind vorkonfiguriert.

Unter Allgemein können Sie Folgendes einsehen:

Maximale Anzahl der Nebenstellen, die für die Anlage erstellt werden können
Maximale Anzahl der eFax Nebenstellen, die für die Anlage erstellt werden können
ob Coaching aktiviert/deaktiviert ist
ob Nmonitoring Queues aktiviert/deaktiviert ist

Vertrag: Abonnements

Unter Abonnements können Sie Folgendes einsehen:

welche kostenpflichtigen Abonnements für die Anlage aktiv sind
wie viele Abonnements in Verwendung sind
Gesamtzahl der Lizenzen

Unter Standorte gibt es zwei Hauptbereiche für die Konfiguration:

Mobiler Standort
Kundeneigene

In jedem Bereich können Sie eine Liste der für den Kunden konfigurierten Standorte einsehen.

Standorte werden für die Konfiguration von Geräten und Amtsleitungen (DID / DDI-Bereiche) verwendet. Alle Geräte und Amtsleitungen müssen mit einem Standort verbunden sein.

Wichtig

Stellen Sie sicher, dass die Standorte korrekt konfiguriert sind, bevor Sie mit der Konfiguration von Nebenstellen, Geräten oder Diensten beginnen.

Eine Änderung der Standorteinstellungen wird höchstwahrscheinlich einen Reboot aller für den Standort konfigurierten Geräte auslösen!

Hinweis

Beachten Sie, dass Nebenstellen nicht mit den Standorteinstellungen verknüpft sind, die an Nebenstellen angeschlossenen Geräte jedoch schon!

Nebenstellen verwenden bei ausgehenden Anrufen die Einstellungen für die Amtsleitung bzw. den DID-Bereich, es sei denn, es handelt sich um einen Anruf an Notdienste. In diesem Fall signalisiert die Telefonanlage den Notdiensten die Standortadresse zur Lokalisierung des Absenders.

Bevor Sie einen Standort konfigurieren

Stellen Sie vor der Konfiguration der Standorte sicher, dass

alle Kundenstandorte im Admin-Portal angelegt sind.
die Standorte vom DFN-Kundendienst im Portal angelegt werden, da die Adressdaten ordnungsgemäß validiert werden müssen. Dies liegt vor allem daran, dass die Standortkonfiguration verwendet wird, wenn ein Notruf getätigt wird.

Es liegt in der Verantwortung des Kunden und des Resellers/Partners, sicherzustellen, dass alle Standorte ordnungsgemäß konfiguriert sind.

Hinweis

Wenn eine Standortadresse aus dem Admin-Portal entfernt wird, wird für jedes damit verbundene Gerät ein leerer Standort festgelegt. Dies kann zu Problemen führen, seien Sie also vorsichtig, wenn Sie diese Änderungen beantragen.

Wenn ein Standort fehlt oder die Adressdaten nicht korrekt sind, wenden Sie sich bitte an den DFN-Kundendienst, der neue Standorte hinzufügen oder Details für Sie ändert.

Die Standortkonfiguration wird für die Weiterleitung von Anrufen an die Notdienste verwendet. Überprüfen Sie, ob die Adressangaben für alle Standorte korrekt sind, und wenden Sie sich an DFN, falls dies nicht der Fall ist.

Allgemein

Wenn DFN ein neues Kundenkonto erstellt, wird als Standort immer zuerst ein mobiler Standort erstellt. Der mobile Standort wird verwendet, um Endgeräte zu verknüpfen, die per Definition roaming nutzen (z.B. den DFN Mobile Client).

Bitte denken Sie daran: Der erste Standort wird standardmärig erstellt, ist immer ein mobiler Standort und Sie können weder die Details noch das Land dieses Standorts ändern.

Standorte: Geografische Einstellungen

Unter Geografische Einstellungen stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Verwendung im öffentlichen Raum	Schränkt den Funktionsumfang Ihres Telefons ein. In der Regel werden die folgenden Funktionen deaktiviert, wenn die Option Verwendung im öffentlichen Raum ausgewählt wurde: Konferenz Weiterleitung DND Navigationstasten XML-Menüs Anruflisten Bitte beachten Sie, dass nicht alle von DFN zertifizierten Geräte diese Option derzeit unterstützen es vom zertifizierten Modell abhängt, welche Funktionen deaktiviert sind, wenn diese Option ausgewählt wurde.
Automatisches Hot-Desking	Gilt für Softphones und ermöglicht es, sich mit dem Softphone von verschiedenen Arbeitsplätzen aus anzumelden, anstatt einem spezifischen Arbeitsplatz zugewiesen zu sein. Wenn Sie sich bei einem anderen Softphone anmelden, wird dieses automatisch zu Ihrem Primärgerät. Diese Funktion ähnelt der Funktion: Entfernen Sie andere Softphone-Geräte, wenn Sie sich mit einem Softphone anmelden. Letztere können Sie unter Nebenstellen aktivieren. Der Unterschied zwischen den beiden Funktionen: Wenn Sie Automatisches Hot-Desking für den Standort aktivieren, andere Softphones nicht automatisch abgemeldet werden.
Amtsholung	Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung in Großbritannien und Irland von 0 auf 9 geändert werden muss. Die meisten anderen Länder verwenden die 0 für die Amtsholung. Bitte beachten Sie, dass die DFN Softphone-Clients, Skype for Business und die DFN Mobile-Apps keine Amtsholung benötigen, da diese automatisch hinzugefügt wird. Tischtelefone hingegen benötigen eine Amtsholung. Dies liegt vor allem daran, dass einige Tischtelefone nicht in der Lage sind, komplexe Wählregeln zu speichern. Das heißt, die Endnutzer müssten sich je nach Modell des verwendeten Tischtelefons umstellen, was nicht praktikabel wäre.
Sprache	Kann aus der Anlagenkonfiguration übernommen werden. Wählen Sie in diesem Fall Standard aus.
Zeitzone	Kann aus der Anlagenkonfiguration übernommen werden. Wählen Sie in diesem Fall Anlagenkonfiguration übernehmen aus. Die Zeitzoneneinstellung wird von den Endgeräten verwendet, die für den Standort konfiguriert sind. Sie stellt sicher, dass das Telefondisplay und die Anruflisten die korrekten Zeitinformationen anzeigen.

Standorte: SIP

Unter SIP stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

SIP-Transport protokoll	Dies entspricht der Einstellung unter Anlage > Allgemein > Netzwerkeinstellungen. Sie können diese Einstellung jedoch bei Bedarf für den jeweiligen Standort überschreiben. Sie haben also die Optionen, entweder die SIP-Einstellungen aus der Anlagenkonfiguration zu übernehmen oder diese zu überschreiben, indem Sie UDP oder TLS auswählen. Wenn Sie TLS auswählen, werden alle DFN-zertifizierten Geräte, die SRTP unterstützen und für diesen Standort konfiguriert sind, Anrufe verschlüsseln. TLS und STRP unterscheiden sich zwar, arbeiten aber zusammen, um eine Ende-zu-Ende-Sprachverschlüsselung umzusetzen. TLS verschlüsselt die SIP-Signalisierung (im Wesentlichen den Aufbau der Anrufe), während SRTP die Nutzdaten (z. B. Audio oder Video) verschlüsselt. TLS encrypts the SIP signalling (essentially the setup of the calls), whilst SRTP encrypts the payload (e.g. audio or video). Gemeinsam sorgen Sie für die Verschlüsselung von Anfang bis Ende. Bitte beachten Sie, dass TLS ein kostenpflichtiger Dienst ist Sie DFN im Voraus informieren müssen, wenn Sie mehr als 50 Geräte mit TLS konfigurieren wollen
Codecprofil	Wechselt das Codecprofil zwischen Standard-Codec und HD-Codec. Externe Anrufe werden höchstwahrscheinlich auf den Standard-Codec (G.711) zurückgreifen, da nicht alle PSTN-Betreiber High Definition unterstützen. Deshalb ist es zu empfehlen, dass Sie den Standard G.711 beibehalten. Bitte beachten Sie, dass DFN nur die folgenden Codecs unterstützt: G.711 G.722.
Reinvite aktivieren	Schreibgeschützt und nicht auf Kundenebene konfigurierbar. Kann nur von einem Reseller, Distributionspartner oder dem DFN Support geändert werden. Hält interne Anrufe im lokalen (Firmen-)Netz.
NAT	Schreibgeschützt und nicht auf Kundenebene konfigurierbar. Kann nur von einem Reseller, Distributionspartner oder dem DFN Support geändert werden. Bitte beachten Sie, dass bei den meisten Telefonen NAT (Network Address Translation) aktiviert sein muss, um ordnungsgemäß zu funktionieren.

Standorte: Netzwerk

Unter Netzwerk stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Portgeschwindigkeit	Definiert die Portgeschwindigkeit des Tischtelefons. Auto_Sensing ist die Standardeinstellung und kann bei Bedarf in Full_100M geändert werden.
NTP-Server	Legt den Server fest, der für die Uhrzeit an den Geräten genutzt wird.

Syslog-Überwachung

Die Syslog-Überwachung ermöglicht es Kunden, an den Geräten Verkehrsdaten zu sammeln, die Support-Teams später zur Fehlerbehebung verwenden können. Beachten Sie, dass dies nur für physische Geräte möglich ist.

Unter Syslog-Überwachung stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Level

Legt die Überwachungsstufe fest.

Je nach Ihren Überwachungsanforderungen können Sie zwischen Aus, Detailliert, Minimal und Moderat wählen.

Server

Interne/externe IP-Adresse/Hostname eines Syslog-Servers zum Sammeln von Logdateien.

Bitte beachten Sie

Wenn ein zu DFN gehörender Syslog-Server eingegeben wird, kann der DFN-Support direkt auf die Logs zugreifen.
Verfügt ein Partner jedoch über einen eigenen Syslog-Server, kann er auf die Dateien zugreifen und sie bei Bedarf an das zuständige Support-Team weiterleiten.

Bis...

Legt ein Enddatum für das Sammeln der Logdateien fest.

Dadurch wird verhindert, dass der Server mit potenziell großen Dateien überlastet wird, insbesondere, wenn das Level auf Detailliert eingestellt ist.

uaCSTA

Die uaCSTA-Konfiguration wird von einigen DFN-TI-Produkten verwendet.

Unter uaCSTA stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Server	Hostname oder IP-Adresse des uaCSTA-Servers.
Port	Legt den Port fest (Zahl zwischen 1 und 65535).
Protokoll	Wahl des Protokolls für die Verbindung zum uaCSTA-Server, wobei Sie zwischen TCP, UDP und TLS wählen können.
Passwort	Legen Sie das Passwort für die Verbindung mit dem uaCSTA-Server fest.

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Amtsleitungen

Die Liste der Amtsleitungen zeigt Ihnen alle verfügbaren Amtsleitungen oder Rufnummernbereiche an, die für das Kundenkonto verfügbar sind.

Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, eine Amtsleitung hinzuzufügen, da die Konditionen mit Vertragsabschluss festgelegt wurden.

Unter Amtsleitungen stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Amtsleitungen	Schreibgeschützt
Identifizierungsnummer der Amtsleitung	Kann von Nutzern verwendet werden, um an einer nicht standardmäßigen Amtsleitung ausgehende Anrufe zu tätigen und eingehende Anrufe angezeigt zu bekommen. Bitte beachten Sie, dass eine Änderung dieser Nummer Auswirkungen auf die Nutzung der Amtsleitung haben kann. Wir empfehlen daher, die Endnutzer zu informieren, bevor Sie eine Identifizierungsnummer ändern.
Abwurfnebenstelle	Weist eine Nebenstelle zu (aus einem Dropdown-Menü). Wir empfehlen, für jede Amtsleitung eine Abwurfnebenstelle zu konfigurieren. Um sich die Wichtigkeit einer Abwurfnebenstelle zu verdeutlichen, sollten Sie wissen, was mit eingehenden Anrufen an einer nicht konfigurierten Durchwahl passiert. Wenn ein Anruf für eine Durchwahl eingeht, an der kein Ziel für eingehende Rufnummern konfiguriert ist, sendet Ihre Telefonanlage eine "NICHT ERKANNT"-Meldung an den Netzbetreiber. In der Regel bedeutet dies, dass der Anrufer die folgende Meldung von seinem Telefonanbieter erhält: „Kein Anschluss unter dieser Nummer. Bitte überprüfen Sie die Nummer und versuchen Sie es erneut“. Dies führt oft zu unnötigen Anrufen beim Kundendienst oder technischen Service, da der Kunde denkt, dass etwas nicht funktioniert bzw. ein Fehler in der Telefonanlage vorliegt. Dies wird vermieden, indem eine eingerichtete Abwurfnebenstelle sicherstellt, dass alle Anrufe an allen Amtsleitungen des Kunden ordnungsgemäß weitergeleitet werden. Die Abwurfnebenstelle ist häufig die Hauptnummer des Kunden (z. B. die Nebenstelle von Empfang/Zentrale). Eine andere Möglichkeit ist, die Abwurfnebenstelle so zu konfigurieren, dass eine automatische Nachricht (IVR) abgespielt wird, die den Anrufer darüber informiert, dass die gewählte Durchwahl zur Zeit nicht verfügbar ist.
Blockierliste (eingehend)	Weist Blocklistenprofile zu (aus einem Dropdown-Menü). Mit einem Blocklistenprofil können Sie Regeln zum Blockieren eingehender Anrufe erstellen. Diese Funktion gilt nur für externe, nicht für interne Anrufe.

Durchwahlen

Die Durchwahlliste zeigt die für dieses Kundenkonto konfigurierten individuellen Durchwahlen und deren jeweiliges aktuelles Ziel.

Sie können das Ziel einer Durchwahl ändern, indem Sie einen Eintrag bearbeiten und dann ein neues Ziel aus der Liste möglicher Ziele auswählen.

Dies kann sehr nützlich und zeitsparend sein, wenn Sie die Nebenstellenkonfiguration aus einer CSV-Datei in das Portal importiert haben, da eingehende Nummern (Durchwahlen) nicht mit dieser Methode importiert werden können. Wenn eine Nebenstelle mit einer Durchwahl konfiguriert wurde, wird die Änderung unter Durchwahlen angezeigt.

Sie können die Durchwahlliste auch nach den freien Durchwahlen eines Kundenkontos durchsuchen.

Voicemail-Dienst

Der Voicemail-Dienst ermöglicht es Benutzern, sich mit dem Voicemail-System zu verbinden, um auch von außerhalb des Büros ihre Nachrichten abzurufen
Wenn er auf einer Durchwahl konfiguriert ist, können die Benutzer diese Durchwahl-Nummer wählen, um mit dem Voicemail-System verbunden zu werden.
Sie werden dann vom System aufgefortdert ihre Durchwahlnummer und ihre Voicemail-PIN einzugeben.
Beachten Sie, dass dies für Nutzer eines Softphones oder einer DFN-Mobile-App nicht nötig ist, da diese ihre Voicemail-Nachrichten entweder direkt in der App oder durch Wählen der *791 abrufen können.

Gerätetypen

Hier bei DFN teilen wir die Geräte in zwei Hauptkategorien ein:

Zertifizierte Geräte
Alle anderen SIP-Geräte oder unprovisionierte SIP-Geräte

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass ein Gerät, das nicht unter den zertifizierten Geräten aufgeführt ist oder das Sie manuell konfiguriert haben, von DFN nicht unterstützt wird. Solche Geräte werden als unprovisionierte SIP-Geräte bezeichnet.

Provisionierung

Bei der Provisionierung handelt es sich um den Prozess der automatischen Fernkonfiguration eines Geräts, ohne dass eine direkte Interaktion mit dem Gerät vor Ort erforderlich ist.

Diese Funktion ist nur für von DFN zertifizierte Geräte verfügbar, die Fernprovisionierung unterstützen.

Der Provisionierungsprozess selbst umfasst:

Autorisierung (stellt sicher, dass das Gerät für einen Kundenaccount konfiguriert ist)
Firmware-Verwaltung (Aktualisierung oder falls notwendig Herabstufung der Geräte-Firmware)
das Übertragen von Konfigurationseinstellungen auf das Gerät:
- IP-Einstellungen (z. B. SIP-Proxy-Server, Sprachverschlüsselung)
- Gerätekonfiguration (z. B. Wählplanoptionen)
- Leitungs- und Telefondisplay-Informationen
  zusätzliche Funktionen
- Konfiguration der Softkeys (z. B. Voicemail-Taste, XML-Menüs)
- Funktionstasten (z. B. Kurzwahltasten, Besetztlampenfeld)
- Aktualisierung der Konfiguration in regelmäßigen Abständen oder bei einer Änderung (z. B. wenn sich ein Benutzer am Gerät angemeldet hat)

Arten von Provisionierung

Zero-Touch-Provisionierung
Auto-Provisionierung

Geräte, die nicht provisioniert sondern manuell konfiguriert wurden, werden als nicht-provisionierte SIP-Geräte bezeichnet.

Zero-Touch-Provisionierung

Geräte, die Zero-Touch-Provisionierung unterstützen, konfigurieren sich direkt nach dem Auspacken selbst, sofern sie zuvor im Adminportal hinzugefügt wurden.

Dies ist die häufigste Art der Provisionierung, die auf DFN-zertifizierten Geräten verfügbar ist.

Der Provisionierungsprozess läuft wie folgt ab:

Bestellen Sie das Telefon bei DFN
Lassen Sie es direkt von einem Händler liefern
Nehmen Sie das Gerät aus der Verpackung
Schließen Sie das Gerät an ein Netzwerk mit Internetzugang an.
⇒ Das Gerät konfiguriert sich selbst und ist sofort einsatzbereit.

Mit anderen Worten: Zero-Touch-Provisioning ist Plug and Play.

Auto-Provisionierung

Einige DFN-zertifizierte Geräte unterstützen herstellerseitig keine Zero-Touch-Provisionierung.

In diesem Fall muss das Telefon manuell konfiguriert werden.

Der Provisionierungsprozess läuft wie folgt ab:

Bestellen Sie das Telefon bei DFN
Lassen Sie es direkt von einem Händler liefern
Nehmen Sie das Gerät aus der Verpackung
Schließen Sie das Gerät an ein Netzwerk mit Internetzugang an
Loggen Sie sich in das Webinterface des Gerätes ein
Stellen Sie die Provisionierungsadresse auf DFN ein.
⇒ Das Gerät startet neu, konfiguriert sich selbst und ist einsatzbereit.

Bitte beachten Sie, dass sowohl die Zero-Touch-Provisionierung als auch die automatische Provisionierung eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden.

Überblick

Nachdem ein Gerät im Adminportal hinzugefügt und gespeichert wurde, gibt es verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten. In diesem Bereich sehen Sie alle Geräte, die in der Telefonanlage konfiguriert wurden.

In dieser Ansicht können Sie:

einen neuen Eintrag hinzufügen
einen, mehrere oder alle Einträge auswählen
einen Eintrag bearbeiten, aktivieren, löschen, editieren oder in die Zwischenablage kopieren
eine CSV-Datei exportieren
die Tabelle aktualisieren
Wählen, wie viele Einträge Sie auf einer Seite angezeigt bekommen möchten

In dieser Tabelle können Sie sehen und filtern nach:

dem Gerätestatus
ob das Gerät aktiviert/deaktiviert wurde
dem Gerätetyp, z. B. snom, Yealink, Zebra
der MAC/ID des Geräts
der Durchwahl, der das Gerät zugewiesen wurde
dem Standort, dem das Gerät zugewiesen wurde
dem Datum, an dem das Gerät erstellt wurde

Allgemein

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie ein neues Gerät installieren und konfigurieren, und Sie erhalten einen Überblick über die einzelnen konfigurierbaren Gerätefunktionen.

Bitte beachten Sie, dass sich der im Folgenden beschriebene Prozess auf zertifizierte Geräte bezieht. Das Hinzufügen von unprovisionierten SIP-Geräten weicht davon ab und wird am Ende dieses Abschnitts beschrieben.

1. Klicken Sie auf Gerät hinzufügen.

2. Wählen Sie Marke und Modell (z. B. Yealink T53W).
⇒ Ein Konfigurationsbereich öffnet sich.

3. Geben Sie eine MAC-Addresse ein.

Wichtig

Wenn Sie beim Hinzufügen eines Geräts die Fehlermeldung „Bereits in Gebrauch“ erhalten, bedeutet dies, dass ein Gerät mit derselben MAC-Adresse bereits zum Adminportal hinzugefügt wurde. Überprüfen Sie, ob Sie das Gerät von einem anderen Kunden übertragen haben oder ob das Gerät Ihrer Anlage zu Testzwecken hinzugefügt wurde.

Wichtig

Wenn Sie Geräte von einem anderen Anbieter mitnehmen:

Wenn das Gerät bereits beim anderen Anbieter registriert ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung, sobald das Gerät versucht, die Konfigurationsdaten vom Umleitungsserver herunterzuladen. Der andere Anbieter muss sicherstellen, dass das Gerät sowohl auf dem Server des Herstellers als auch auf seinem Portal gelöscht (und entsperrt) ist.

4. Wählen Sie eine Firmware-Version.
Es wird automatisch die neueste Version ausgewählt.

5. Legen Sie fest, ob bei eingehenden Anrufen die Amtsleitungs-ID sichtbar/nicht sichtbar sein soll.
Bitte beachten Sie, dass Sie Einstellungen, die unter Standorte konfiguriert wurden, übernehmen können. Alternativ können Sie die Standorteinstellungen dieses Geräts überschreiben.

6. Aktivieren Sie HTTPS für die Web-Benutzeroberfläche des Telefons um HTTPS zu verwenden.
Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur für Geräte von Snom, Yealink, Polycom, Cisco/Linksys und Spectralink verfügbar ist.

7. Legen Sie fest, welchem Standort das Gerät zugewiesen ist.
Die Auswahl des Standorts ist äußerst wichtig, da so die Standorteinstellungen übernommen werden können, die für Notrufe maßgeblich sind.

8. Aktivieren Sie diese Option, um die Standortkonfiguration zu übernehmen.
Wenn Sie diese Option deaktivieren, können Sie Ihre eigenen Einstellungen für dieses Gerät konfigurieren, z. B. geografische oder Netzwerkeinstellungen.

Weitere Informationen finden Sie unter Geografische Einstellungen, SIP, Netzwerk, Syslog-Überwachung und uaCSTa im Bereich Standorte.

Wichtig

Einem Gerät einen Standort zuzuweisen ist von entscheidender Bedeutung.

Nicht nur können so die Standardeinstellungen des Standorts vom Gerät übernommen werden – sondern die Standortinformationen werden auch von der DFN-Cloud-Telefonanlage verwendet, wenn ein Benutzer einen Notruf absetzt. Das bedeutet, dass die Standortadresse den Notdiensten als Standortinformation signalisiert wird.

Stellen Sie deshalb sicher, dass für alle Geräte die richtige Adresse konfiguriert ist und dass, wenn ein Gerät an einen anderen Standort verlegt wird, die Konfiguration angepasst werden muss, um den neuen Standort zu berücksichtigen.

Geräte, die Roaming nutzen (bzw. Geräte, die sich nur selten am gleichen Standort befinden), sollten für den mobilen Standort konfiguriert werden.

Netzwerkeinstellungen für Geräte

Wenn Sie das VLAN-Tagging aktivieren möchten, stellen Sie sicher, dass in der Anlagenkonfiguration die Einstellung Standort-VLAN-Einstellungen provisionieren aktiviert ist. Wenn diese Einstellung unter Anlage nicht aktiviert ist, wird dieses Feature nicht wie vorgesehen funktionieren.

Klingelton

Unter Klingelton können Sie folgende Funktionen konfigurieren, insofern diese von den jeweiligen Geräten unterstützt werden:

Externer Klingelton (der Klingelton bei einem externen Anruf)
Interner Klingelton (der Klingelton bei einem internen Anruf)
Klingelton für Gruppen-, Warteschlangen- oder Skill-Dienste (der Klingelton für Anrufe über eine Gruppe, eine Warteschlange oder einen Skill-Dienst)

Sie können entweder auf stumm schalten oder einen der Klingeltöne aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass keine Klingeltöne am Gerät konfiguriert werden können, wenn mindestens einer der folgenden Gründe vorliegt:

Das Gerät unterstützt keine speziellen Klingeltöne.
Der Gerätehersteller hat keine Möglichkeit vorgesehen, spezielle Klingeltöne über die Provisionierung zu konfigurieren.
Der Hersteller hat vor kurzem die Unterstützung für spezielle Klingeltöne hinzugefügt und DFN arbeitet noch daran, die Funktion für Kunden verfügbar zu machen.

Ein unprovisioniertes SIP-Gerät hinzufügen

Unprovisionierte SIP-Geräte hinzuzufügen funktioniert ganz ähnlich wie bei zertifizierten Geräten. Die folgenden Unterschiede sollten Sie aber beachten:

Der ausgewählte Gerätetyp ist immer Unprovisioniertes SIP-Gerät.
Die MAC-Adresse muss eindeutig sein, kann aber zur Identifizierung angepasst werden, z. B. der Hersteller und/oder das Modell.
Sie können die Firmware-Version nicht einstellen.
Sobald das Gerät erstellt wurde, ist es nicht mehr möglich, es zu bearbeiten. Sie können das Gerät jedoch aktivieren/deaktivieren oder es aus dem Portal löschen.

Ein Gerät einer Nebenstelle zuweisen

Wenn Sie ein Gerät zum Adminportal hinzufügen, wird es nicht automatisch einer vorhandenen Nebenstelle zugewiesen. Neu hinzugefügte Geräte sind nicht zugewiesen. Sie müssen in die Konfiguration der Nebenstelle wechseln, um das Gerät manuell der Nebenstelle zuzuweisen.

Die meisten DFN-zertifizierten Geräte unterstützen Hot-Desking (d. h. die Benutzer können sich über das DFN-XML-Menü am Gerät an- und abmelden). Das bedeutet, dass es bei der Einrichtung eines Kunden oft schneller geht, die Benutzer darin zu schulen, wie sie sich über das XML-Menü an- und abmelden können.

Beachten Sie, dass nicht alle DFN-zertifizierten Geräte Hot-Desking unterstützen. Das liegt daran, dass das Gerät keine externen XML-Menüs unterstützt. In diesem Fall muss das Gerät von einem Administrator manuell einer Nebenstelle zugewiesen werden.

Unprovisionierte SIP-Geräte müssen ebenfalls manuell einer Nebenstelle zugewiesen werden. Die Benutzer können sich bei diesen Geräten nie an- oder abmelden. Dies ist ein weiterer Grund, unprovisionierte SIP-Geräte nicht zu verwenden.

Authentifizierung

Wenn Sie ein Gerät bearbeiten, nachdem es erstellt und zum Admin-Portal hinzugefügt wurde, haben Sie mehr Optionen als beim Hinzufügen eines neuen Geräts.

Für die meisten zertifizierten Geräte ist die Authentifizierung die einzige zusätzliche Konfigurationsmöglichkeit, die Ihnen zur Verfügung steht.

Unter Authentifizierung können Sie:

Den Authentifizierungsstatus des Geräts einsehen.
die Authentifizierungs-PIN einsehen (Die PIN wird als Teil der Zwei-Faktor-Authentifizierung auf dem Gerät eingegeben. Sie wird während der Bereitstellung automatisch generiert und verwendet; weitere Informationen finden Sie unter Provisionierung IP-Erlaubtliste).
Token-Prüfung deaktivieren (für 30 Minuten). Dies ermöglicht es, das Gerät für Reset und erneute Provisionierung 30 Minuten lang als "erlaubt" zu listen, sodass Sie die PIN nicht erneut eingeben müssen.
(Sprach-) Authentifizierung zurücksetzen/neu aktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Authentifizierungsstatus von „erfolgreich“ auf „erforderlich“ gesetzt. Diese Option wird verwendet, wenn Sie ein Gerät aus der Ferne sperren möchten ohne es aus dem Adminportal zu entfernen oder wenn Sie Probleme mit der Authentifizierung haben.

DHCP

Bei DECT-Geräten ist eine weitere Konfigurationsmöglichkeit verfügbar: DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol).

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion bei älteren Geräten üblich ist und deshalb nicht an jedem DECT-Gerät angezeigt wird.

Unter DHCP können Sie individuelle Netzwerkeinstellungen vornehmen, die geräte- und kundenspezifisch sind. Dazu gehören IP-Addresse, Netzwerkmaske, Standard-Gateway, Primärer und Sekundärer DNS sowie MTU (Maximum Transmission Unit).

Ein bestehendes Gerät löschen

Um ein Gerät aus dem Adminportal zu löschen, müssen Sie es zunächst deaktivieren. Bitte beachten Sie, dass nach der Deaktivierung:

Deaktivierte Geräte keine neuen Anrufe mehr tätigen oder empfangen können
Aktive Anrufe nicht abgebrochen werden.

Um ein Gerät endgültig zu löschen, klicken Sie auf das Symbol Löschen. Bitte beachten Sie, dass durch das Löschen alle aktiven Anrufe abgebrochen werden.

Wichtig

Bitte achten Sie darauf, dass das Gerät keiner Nebenstelle mehr zugewiesen ist.

Es wird dringend empfohlen, die Zuordnung zu einer Nebenstelle aufzuheben bevor Sie ein Gerät deaktivieren.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, die MAC-Adresse eines bestehenden Geräts zu ändern. Ist die MAC-Adresse eines bestehenden Geräts nicht korrekt, müssen Sie das Gerät löschen und dann erneut im Adminportal anlegen.

Ein Softphone hinzufügen

Bitte beachten Sie, dass Softphones und mobile Clients nicht aus dem Adminportal gelöscht werden können. Sobald Sie ein Softphone oder einen mobile Client installiert und konfiguriert haben, werden diese automatisch im Adminportal angelegt.

Die Installation eines Softphones erfolgt am Computer des Endbenutzers.

So installieren Sie ein Sofpthone:

Gehen Sie auf https://voip-centrex.dfn.de/de/service/downloads.
Wählen Sie den passenden Softphone-Client, z. B. für Windows oder MAC OS.
Laden Sie die Installationsdatei herunter.
Installieren Sie die Anwendung auf Ihrem PC. Bitte beachten Sie, dass Sie dazu Administratorrechte benötigen.
Registrieren Sie das Softphone mit Ihren Anmeldedaten (Benutzername Ihres K-Accounts und Kennwort für die Einrichtung des Geräts).

Es gibt zwei Versionen von Nsoftphone für Windows: Standard und Premium. Sie können die gewünschte Version während des Installationsvorgangs auswählen. Bitte beachten Sie, dass die Premium-Version im Gegensatz zur Standard-Version in keiner Lizenz enthalten ist.

Bitte beachten Sie, dass Nsoftphone Standard nicht mit Terminalservern kompatibel ist. Es kann jedoch auf einer Virtual Desktop Infrastructure (VDI) verwendet werden.

Einen mobile Client hinzufügen

Der Installationsprozess für einen mobile Client ist dem eines Softphones sehr ähnlich.

So installieren Sie eine mobile App:

Gehen Sie zum Play Store oder iOS App Store.
Suchen Sie nach DFN mobile oder DFN VoIP Centrex mobile.
Folgen Sie dem Installationsprozess der App.
Registrieren Sie die App mit Ihren Anmeldedaten.

Wichtig

Wenn Sie eine mobile App installieren, beachten Sie bitte Folgendes:

Die DFN Mobile App kann nicht ohne SIM-Karte verwendet werden.
Eine gültige Mobiltelefonnummer ist erforderlich, um ein DFN Mobilgerät im Adminportal anzulegen.
Wenn Sie eine ungültige Nummer als Platzhalter im Adminportal eintragen, behält sich der DFN-Support das Recht vor, das Gerät ohne vorherige Ankündigung zu löschen.

Wichtig

Wenn von einer der DFN-Mobile-Apps aus ein Notruf abgesetzt wird, übergibt die App den Anruf automatisch an den Mobilfunkanbieter. Das bedeutet, dass der Anruf nicht über die DFN-Telefonanlage läuft.

Bitte beachten Sie, dass

Anrufe an Notrufnummern die Berechtigungen und die konfigurierten Regeln für ausgehende Anrufe ignorieren.
Anrufe an Notrufnummern, die an der Nebenstelle konfigurierten Berechtigungen und Regeln für ausgehende Anrufe ignorieren.
die Telefonanlage stattdessen den Notrufdiensten die Caller-ID signalisiert, die in den Standortinformationen des Geräts, mit dem der Notruf getätigt wird, hinterlegt ist.

Beachten Sie jedoch, dass es nur für die Zuordnung von Notrufen entscheidend ist, dass das Gerät mit den richtigen Standortdaten konfiguriert ist. Bei allen anderen Anrufen hängt es von der ausgehenden Amtsleitung ab, ob und wie der Anruf durchgestellt wird,

Wenn die DFN- Telefonanlage nicht in der Lage ist, eine DFN-Mobile-App über mobile Daten zu erreichen, werden die Anrufe automatisch an die im Adminportal registrierte GSM-Nummer weitergeleitet.

Nummernformatierung

Es ist wichtig, das korrekte internationale Rufnummernformat zu verwenden, um Konfigurationsprobleme bei der Provisionierung zu vermeiden.

E.164 ist das internationale Rufnummernformat, das gewährleistet, dass jedes Gerät eine weltweit eindeutige Rufnummer hat. Nur so können Anrufe und Textnachrichten korrekt an einzelne Telefone in verschiedenen Ländern weitergeleitet werden.

E.164-Nummern haben das Format [+] [Landesvorwahl] [Teilnehmernummer einschließlich Ortsvorwahl] und können maximal fünfzehn Ziffern haben.

Hier einige Beispiele:

+491522881739
+442079461000
+331990089726

Bitte beachten Sie, dass

E.164-Nummern keine Sonderzeichen enthalten
E.164-Nummern nicht die Landesvorwahl für Ferngespräche (0) enthalten

Das DFN-Konfigurationssystem und das Adminportal verwenden eine Rufnummernformatierung, die eine Ableitung der Microsoft-Nummernformatierung ist. Eine zusätzliche Unterteilung der Rufnummer wird erstellt, um Nummernbereiche innerhalb einer Amtsleitung zu definieren, bevor definiert wird, welches die einzelnen Durchwahlen sind. Zum Beispiel enthält eine Amtsleitung mit der Nummer +4420794601(00-19) 20 einzelne Durchwahlen (00-19).

IP Erlaubtlisten provisionieren

In diesem Abschnitt finden Sie Informationen über die Provisionierung von IP Erlaubtlisten. Diese Konfigurationsoption bezieht sich ausschließlich auf physische Geräte.

Wenn ein Gerät, z. B. ein Tischtelefon, erstmals an ein Netzwerk angeschlossen wird, kontaktiert es den Umleitungsdienst des Herstellers über eine IP-Adresse. Um zum DFN-Provisionierungsdienst weitergeleitet zu werden, registriert es sich auf der DFN-Plattform und lädt die entsprechende Telefonkonfiguration herunter.

Dank Multi-Faktor-Authentifizierung versucht das Gerät jedoch, die IP-Adresse, die es kontaktiert, auf eine Erlaubtliste zu setzen oder zu autorisieren, um sich zu registrieren und die Provisionierung zu starten. DFN hat dies als zusätzliche Sicherheit auf seiner Plattform eingeführt. Wird beispielsweise ein Yealink-Tischtelefon angeschlossen, fragt es zunächst nach einer PIN, bevor es registriert und provisioniert werden kann.

Wenn ein Gerät zum Konto hinzugefügt, aber noch nicht angeschlossen wurde, können Sie die Authentifizierungseinstellungen für die Gerätebereitstellung konfigurieren (siehe Authentifizierung). Im Zuge der Multi-Faktor-Authentifizierung müssen Sie auf dem Gerät eine zufällig generierte PIN eingeben. Erst nachdem Sie die PIN eingegeben haben, kann das Gerät registriert und provisioniert werden.

Mit der Funktion Provisionierunng IP Erlaubtlisten können Sie festlegen, ob eine IP-Adresse vorübergehend oder dauerhaft zugelassen wird, so dass sich die Geräte nicht authentifizieren müssen.

Under Konfiguration > Provisionierunng IP Erlaubtlisten sehen Sie eine Liste der Einträge, die bereits konfiguriert wurden.

In diesem Bereich können Sie sehen:

mit welcher IP-Adresse sich das Gerät bei der Provisionierung registriert.
ob die IP-Adresse temporär oder permanent auf der Erlaubtliste steht.
das Datum, bis zu dem der Eintrag auf der IP-Erlaubtliste gültig ist.
die Beschreibung, die dem Eintrag auf der IP-Erlaubtliste hinzugefügt wurde.

Hinzufügen eines neuen Eintrags zur IP-Whitelist

So fügen Sie einen neuen Eintrag zur IP-Whitelist hinzu:

Klicken Sie auf IP-Whitelist-Eintrag hinzufügen.
Wählen Sie aus, ob die Whitelist-Eintragung temporär oder permanent sein soll. Bitte beachten Sie, dass temporär die Standardeinstellung ist.
Wenn Sie in Schritt 2 temporär ausgewählt haben, legen Sie ein Enddatum für die Whitelist-Eintragung fest.
Fügen Sie eine Beschreibung (in der Regel einen Namen) für die Whitelist hinzu.
Klicken Sie auf Speichern oder Speichern und neu erstellen.

Überblick

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie man Nebenstellen und eFax-Nebenstellen konfiguriert und verwaltet.

Übersicht

Bei einer Telefonnebenstelle handelt es sich um ein Ziel. Telefonnebenstellen (im Weiteren auch einfach nur Nebenstellen) sind die wichtigste Art von Ziel, die von der DFN-Telefonanlage unterstützt wird und nur eines von zwei Zielen, die Anrufe zu externen Zielen tätigen können.

Gehen Sie auf Nebenstellen und dann noch einmal auf Nebenstellen. Hier sehen Sie eine Liste aller Telefonnebenstellen, die für diese Anlage konfiguriert wurden.

In dieser Ansicht können Sie:

einen neuen Eintrag hinzufügen.
einen, mehrere oder alle Einträge auswählen und löschen.
einen Eintrag bearbeiten, klonen, löschen oder in die Zwischenablage kopieren (Sie können einen Eintrag auch durch Doppelklick bearbeiten).
Eine CSV-Datei importieren
Eine CSV-Datei exportieren
Auswählen, wie viele Einträge Sie auf einer Seite angezeigt bekommen möchten
Nach einer Nebenstelle suchen

Wichtig

Prüfen Sie vor dem Löschen eines Ziels, ob ein anderes Ziel darauf verweist, z. B. ein eFax, IVR oder ein Skill Service, da die Konfiguration des anderen Ziels sich durch die Löschung ändern würde.

Allgemein

Unter Allgemein stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Anzeigename

Weist der Nebenstelle einen Namen zu.

Dieses Feld ist ein Pflichtfeld (für jeden Zieltyp) mit bis zu 50 Zeichen Länge.
Bitte beachten Sie, dass der Anzeigename die folgenden Sonderzeichen nicht enthalten darf: &$!?=|"{}.

Der Anzeigename wird nicht nur im Admin Portal verwendet, sondern auch in den folgenden Bereichen:

Für die Leitungsdarstellung am Telefon des Endbenutzers der Nebenstelle (gilt nur für zertifizierte Geräte)
Für den Eintrag im Kontaktverzeichnis (Telefonbuch) des Unternehmens
Für die Displayanzeige bei internen Anrufen (CLI, caller line information)
Für die Konfiguration von Funktionstasten (Besetztlampenfeld, Gegensprechanlage usw.)
Für die Anzeige in Anrufprotokollen (z. B. verpasste, ausgehende oder eingehende Anrufe)

Beachten Sie, dass es möglicherweise nicht sinnvoll ist, einen zu langen Anzeigenamen zu verwenden, der nicht vollständig auf dem begrenzten Platz auf dem Telefon-Display angezeigt werden kann.

Durchwahl (interne Nummer)

Weist eine interne Nebenstellennummer zu

Dies ist eine kurze Nummer, die die Endbenutzer für Anrufe bei Kollegen oder Diensten nutzen. Sie ist zwar bei allen Zieltypen vorhanden, ist jedoch nur bei der Konfiguration einer Nebenstelle ein Pflichtfeld.

Die Durchwahl wird einem Ziel zugewiesen und nicht einer Person oder einem Gerät. Das Ziel der Durchwahl wird dann wiederum einem oder mehreren Geräten zugewiesen.

Die Länge der Nebenstellennummer kann zwischen 1 und 20 Ziffern liegen, wobei wir eine maximale Länge von 6 Ziffern empfehlen.

Die Nebenstellennumer darf ausschließlich aus Ziffern zwischen 0 und 9 Zeichen bestehen. Beachten Sie, dass die Zeichen * (Stern) und # (Raute) nicht zulässig sind, da diese für die Wahl von Funktionscodes verwendet werden.

Bitte beachten Sie, dass eine Nebenstellennummer nicht mit 0 (Null) beginnen oder gleich 0 sein darf, da 0 die Standardvorwahl für externe Anrufe ist (bzw. 9 in Großbritannien und Irland, wo 9 als Vorwahl für externe Anrufe verwendet wird).

E-Mail-Adresse

Fügt eine gültige E-Mail-Adresse hinzu (optional)

Die der Nebenstelle zugewiesene E-Mail-Adresse wird verwendet:

um verknüpfte Nebenstellen einzurichten
um eine Benachrichtigung zu senden, wenn eine neue Voicemail-Nachricht eingegangen ist

Wichtig

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie eine gültige E-Mail-Adresse angeben haben. Das System erkennt lediglich, ob die eingegebene E-Mail-Adresse korrekt formatiert ist und nicht, ob es sich tatsächlich um eine gültige Adresse handelt.

Externe Telefonnummern/Durchwahl

Externe Telefonnummern oder Durchwahlen (auch Eingangsnummern genannt) ermöglichen es externen Anrufern, die Nebenstelle direkt zu erreichen, ohne dass sie von einer Vermittlung weitergeleitet werden müssen.

Unter Externe Telefonnummern/Durchwahl stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Bevorzugte ausgehende Amtsleitung (Schalter)	Aktiviert/deaktiviert die Option, die bevorzugte ausgehende Amtsleitung für ausgehende Anrufe festzulegen.
‌Bevorzugte ausgehende Amtsleitung	Wählt die Standard-Amtsleitung (Standard-Außenleitung) für ausgehende Anrufe. Die Auswahl sollte mit einer der für diese Nebenstelle konfigurierten Eingangsnummer übereinstimmen.
Telefonnummernanzeige (CLIP/CLIR)	Wählt aus, welche Anrufinformationen den anderen Gesprächsteilnehmern angezeigt werden: Ganze Nummer anzeigen (CLIP, Caller Line ID Presentation): Eine der für diese Nebenstelle konfigurierten Durchwahlnummern. Wenn die Nebenstelle mit nur einer Eingangsnummer konfiguriert ist und die bevorzugte ausgehende Amtsleitung im gleichen Durchwahlbereich (Nummernblock) liegt, wird diese Eingangsnummer angezeigt. Wenn die Nebenstelle jedoch mit mehr als einer Eingangsnummer aus dem gleichen Nummernblock konfiguriert ist, müssen Sie angeben, welche Nummer angezeigt werden soll. Kopfnummer anzeigen (CLIP): Es wird die erste Durchwahl aus dem Durchwahlbereich der bevorzugten ausgehenden Amtsleitung angezeigt. Telefonnummer unterdrücken (CLIR, Caller Line ID Restriction): Die Rufnummer wird unterdrückt, externe Teilnehmer bekommen die Anrufe als anonym angezeigt. Pilotnummer anzeigen (CLIP): Ein Teil der Rufnummer wird angezeigt. Zum Beispiel ist es möglich, 020794600 zu wählen, wenn der Durchwahlbereich 020794600 (00-99) ist. 020794600 ist die Pilotnummer. Sollte für der ausgewählte Durchwahlbereich diese Funktion nicht unterstützt werden, wird diese Auwahl stattdessen als Kopfnummer anzeigen ausgeführt. Sie können Ihre CLIR/CLIP-Einstellungen auch ändern mit: Funktionscodes/Sterncodes den XML-Menüs des Telefons (falls vom Gerät unterstützt) den DFN VoIP Centrex-Apps
Konfiguration hinzufügen	Fügt eine oder mehrere Durchwahlen (Eingangsnummern) hinzu Wählen Sie eine Amtsleitung (Durchwahlbereich). Wählen Sie eine Durchwahl aus dem Durchwahlbereich. Bitte beachten Sie, dass Sie auch meherere Durchwahlen hinzufügen können. Bitte beachten Sie, dass bei der Auswahl alle Durchwahlen des Durchwahlbereichs angezeigt werden; auch die, die bereits einem anderen Ziel zugeordnet sind (der Name des Ziels steht unter der Durchwahlnummer). In diesem Fall entfernt das System die Durchwahl vom vorherigen Ziel und weist sie dem Ziel zu, das Sie gerade konfigurieren. Anrufer-ID festlegen. Wenn Sie mehrere Durchwahlen als Eingangsnummern hinzugefügt haben, können Sie hier auswählen, welche dieser Durchwahlen externen Gesprächsteilnehmern angezeigt werden soll.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass Anrufe an Notrufnummern die Konfiguration der Telefonnummernanzeige und der bevorzugten Amtsleitungen für ausgehende Anrufe ignorieren. Das System verwendet stattdessen die Standortinformationen des Geräts. Stellen Sie daher sicher, dass das Gerät auf den richtigen Standort konfiguriert ist.

Geräte

Sie können einer Nebenstelle ein oder mehrere Geräte zuordnen.

Bitte beachten Sie, dass

Sie nur einer Nebenstelle Geräte zuweisen können.
Die maximale Anzahl der Geräte, die Sie einer Nebenstelle zuweisen können, hängt von den Lizenzen / Abonnements ab, die im Kundenkonto konfiguriert sind. Einige Lizenzen/Abonnements erlauben beispielsweise die Zuweisung von nur einem Gerät je Nebenstelle, während andere bis zu 3 oder sogar bis zu 9 Geräte zulassen.
Die Lizenzen/Abonnements gelten immer für die gesamte Anlage und nicht für einzelne Nebenstellen.

Unter den folgenden Bedingungen müssen Sie einer Nebenstelle bei der Konfiguration kein Gerät zuweisen:

Die Nebenstelle wird nie auf einem Gerät verwendet und dient lediglich der Weiterleitung von Anrufen.
Die Endbenutzer werden die Hot-Desking-Funktion nutzen und sich über die XML-Menüs an ihren Geräten an- und abmelden.

Unter Geräte stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Geräte hinzufügen

Fügt ein oder mehrere Geräte zu der Nebenstelle hinzu.

Bitte beachten Sie: Haben Sie der Nebenstelle nur ein Gerät zugewiesen, wird dieses automatisch das Primärgerät für diese Nebenstelle.

Entfernen Sie andere Softphone-Geräte, wenn Sie sich mit einem Softphone anmelden

Enfernt alle anderen Softphones von der Nebenstelle.

Wenn diese Option aktiviert ist, werden bei der Anmeldung an einem Softphone-Gerät alle anderen Softphones, die der Nebenstelle bereits zugewiesen waren, automatisch entfernt.

Diese Option ist dann nützlich, wenn Endbenutzer PCs/Arbeitsplätze gemeinsam nutzen. Sie vermeiden damit, dass eine Nebenstelle die von der Lizenz / dem Abonnement zugelassene Höchstzahl an Geräten erreicht, weil sich die Endbenutzer nicht korrekt von ihrem Softphone abgemeldet haben.

Wenn Sie ein Gerät einer Nebenstelle zuordnen, beachten Sie bitte, dass

nur Geräte in der Liste erscheinen, die nicht bereits einer Nebenstelle zugeordnet sind.
Sie die Liste filtern können, indem Sie einen Teil der Geräte-ID oder der MAC-Adresse eingeben.
wenn Sie das erste Gerät zu einer Nebenstelle hinzufügen, es automatisch als Primärgerat der Nebenstelle aktiviert wird.
in der Liste alle nicht zugewiesenen Geräte angezeigt werden, einschließlich der deaktivierten Geräte. Wenn Sie ein Gerät auswählen, das deaktiviert wurde, und dieses Gerät als Primärgerät fungiert, schlagen Anrufe an dieser Nebenstelle fehl.

Primärgeräte

In der Spalte Primärgerät bekommen Sie angezeigt, welches Gerät aktuell das Primärgerät der Nebenstelle ist.

Bei einigen Zieltypen wie Warteschlangen- oder Skill-Services werden eingehende Anrufe nur am Primärgerät signalisiert. Bei eingehenden internen und externen Anrufen, die direkt an die Nebenstelle gehen, klingeln hingegen standardmäßig alle angeschlossenen Geräte.

Wenn ein Gerät deaktiviert wurde, sollten Sie es aus der Konfiguration der Nebenstelle entfernen.

Endbenutzer können ein Gerät per Funktionscode/Stern-Code oder über das XML-Menü (sofern unterstützt) als Primärgerät für ihre Nebenstelle festlegen.

Geografische Einstellungen

Unter Geografische Einstellungen stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Amtsholung	Legt das Präfix für die Amtsholung bei externen Anrufen fest. Sie haben folgende Auswahl: Standard: Die Nebenstelle übernimmt das Präfix von dem Gerät, an dem der Anruf getätigt wird 0: 0 wird als Standard-Präfix gesetzt. Dies ist das Standard-Präfix für die Amtsholung in den meisten europäischen Ländern. 9: 9 wird als Standard-Präfix gesetzt. Dies ist das Standard-Präfix für die Amtsholung in Großbritanien und Irland.
Sprache	Wählen Sie die Sprache für die Nebenstelle aus Die Standardsprache ist immer auf Deutsch eingestellt und kann je nach Bedarf geändert werden. Hier können Endbenutzer die Sprache ändern: DFN VoIP Centrex-Apps Benutzerprofil-App
Zeitzone	Wählt die Zeitzone aus Sie können die Einstellungen für die Zeitzone aus der Anlagenkonfiguration übernehmen oder eine andere Zeitzone aus der Dropdown-Liste auswählen. Die Zeitzoneninformationen werden für zwei Zwecke verwendet: Für den Zeitstempel der Voicemailbox. So wird sichergestellt, dass das Datum und die Uhrzeit der gespeicherten Voicemail-Nachrichten dieser Nebenstelle in der richtigen Zeitzone liegen. Bitte beachten Sie, dass die Endbenutzer die Option „Datum/Uhrzeit ansagen“ in ihrer Voicemail-Konfiguration aktivieren müssen, damit diese Option funktioniert. In den Anruflisten der DFN VoIP Centrex-Apps.
TPS für ausgehende Anrufe verwenden	Nur für GB verfügbar Nur für C-Accounts aktiviert, nicht auf der Ebene des K-Accounts.
Land für Notrufe (gilt nur für die Geräte an Standorten für mobile Nutzung)	Betrifft nur die mobilen Standorte In diesem Beispiel gibt es nur zwei Optionen: Automatisch und GB. Das liegt daran, dass für diese Anlage nur ein mobiler Standort konfiguriert ist (siehe Standorte) und das Land auf GB eingestellt ist. Wenn eine Anlage mehrere mobile Standorte in verschiedenen Ländern hat, werden sie alle in der Dropdown-Liste angezeigt. Wenn Sie die Option Automatisch wählen, wird das System das Land von der Standard-Amtsleitung ableiten. In unserem Beispiel gibt es nur eine Amtstleitung (daher ist es die Standard-Amtsleitung), deren geografische Einstellungen sich vom mobilen Standort ableiten, der auf GB eingestellt ist.

Voicemail

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Voicemail einer Nebenstelle konfigurieren.

Bitte beachten Sie, dass

alle Nebenstellen über eine Voicemail verfügen und es nicht möglich ist, diese zu deaktivieren.
Sie keine Voicemail ohne eine Nebenstelle einrichten können.
die Nebenstelle das einzige Ziel ist, das eine Voicemail haben kann.
die Höchstdauer einer einzelnen Sprachnachricht 180 Sekunden beträgt.
Sprachnachrichten bis zu 30 Tage lang gespeichert und danach automatisch vom System gelöscht werden.

Unter Voicemail stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

PIN	Voicemail-PIN; akzeptiert nur numerische Werte, min. 4 Zeichen Bitte beachten Sie, dass jede Nebenstelle eine PIN haben muss. Wenn Sie die PIN nicht selber festlegen, wird zufällige PIN als default vom System erstellt. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie die PIN festlegen und der Endbenutzer der Nebenstelle sich diese merkt, da das System über keine "PIN vergessen" Option verfügt. Die PIN-Länge hängt von den Einstellungen der minimalen und maximale Länge ab, die Sie unter Anlage konfiguriert haben. Die Voicemail-PIN wird nicht nur für den Zugriff auf die Voicemail verwendet, sondern auch für: den Login ins Sprachmenü des Voicemail-Systems, um: Sprachnachrichten abzurufen (bis zu 99 Sprachnachrichten können mit einer Länge von jeweils bis zu 180 Sekunden gespeichert werden) Voicemail-Optionen per Telefon einzurichten, z. B. zum Ändern der Ansagen die Anmeldung an einem Telefon über das XML-Menü (Hot-Desking)
Anrufer-ID ansagen	Aktiviert/deaktiviert die Ansage der Telefonnummer (Anrufer-ID) des Anrufers, der die Sprachnachricht hinterlassen hat Die Ansage wird nur abgespielt, wenn der Benutzer die Sprachnachricht telefonisch über das Sprachmenü abruft. Diese Einstellung kann geändert werden über: Das Sprachmenü des Voicemail-Systems Die DFN VoIP Centrex-Apps
Datum und Uhrzeit ansagen	Aktiviert/deaktiviert die Ansage von Datum und Uhrzeit (Zeitstempel) des Anrufers, der die Sprachnachricht hinterlassen hat Die Ansage wird nur abgespielt, wenn der Benutzer die Sprachnachricht telefonisch über das Sprachmenü abruft. Diese Einstellung kann geändert werden über: Das Sprachmenü des Voicemail-Systems Die DFN VoIP Centrex-Apps
Per E-Mail senden	Sendet automatisch eine E-Mail mit einer aufgezeichneten Nachricht als WAV-Datei im Anhang Bitte beachten Sie, dass Sie unter Allgemein eine gültige E-Mail-Adresse hinzugefügt haben müssen, damit diese Einstellung funktioniert. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung auch in den DFN VoIP Centrex-Apps geändert werden kann.
Nach dem Senden löschen	Nur aktiv, wenn Sie Per E-Mail senden aktiviert haben Löscht die Sprachnachricht aus dem Voicemail-System, sobald die Aufzeichnung per E-Mail versendet worden ist. Bitte beachten Sie, dass die Nachrichten dauerhaft gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung auch in den DFN VoIP Centrex-Apps geändert werden kann.
‌Transkription der Sprachnachrichten anzeigen	‌‌Aktiviert/deaktiviert automatische Voicemail-Transkription für diese Nebenstelle Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung nur aktiv sein kann, wenn die Voicemail-Transkription für alle Nebenstellen der Anlage unter Anlage > Allgemein > Sprachnachrichten aktiviert wurde, siehe Voicemails, Geografische Einstellungen und Anrufaufzeichnung. Wenn die Voicemail-Transkription auf Mandantenebene aktiviert wurde, Sie dies aber für diese bestimmte Nebenstelle nicht möchten, können Sie sie hier deaktivieren.
Benutzerdefinierte Voicemail-Ansagen	Erlaubt es Ihnen, die Ansagen für eingehende Anrufer festzulegen Damit eine der vier Optionen funktioniert, müssen Sie eine Audiodatei mit einer maximalen Größe von 7 MB im MP3- oder WAV-Format hochladen. Es sind vier Arten von Ansagentypen verfügbar: Immer diese Voicemail-Ansage abspielen: Dies ist eine vorübergehende Begrüßung, die alle anderen Begrüßungsoptionen überschreibt, auch wenn diese aktiviert sind. Voicemail-Ansage bei Besetzt abspielen: Diese Ansage wird verwendet, wenn die Nebenstelle als besetzt signalisiert wird. Damit die Nebenstelle als besetzt gilt, müssen alle Geräte der Nebenstelle bei einem Anruf ein Besetztzeichen zurückgeben oder die Nebenstelle muss die maximal zulässige Anzahl von Anrufen pro Nebenstelle erreicht haben. Dies ist der Fall, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist: Der Endbenutzer führt bereits ein Gespräch und Anklopfen ist in der Konfiguration der Nebenstelle deaktiviert Anklopfen ist für die Nebenstelle aktiviert und der Endbenutzer hat bereits die maximale Anzahl gleichzeitiger Anrufe erreicht, die derzeit auf 5 festgelegt ist. Wenn keine dieser Bedingungen erfüllt ist, wird die Voicemail-Ansage bei nicht verfügbar abspielt. Voicemail-Ansage bei nicht verfügbar abspielen: Diese Ansage wird abgespielt, wenn ein Anruf nicht angenommen wird, die Nebenstelle jedoch nicht als besetzt gilt. Namen in der Voicemail-Ansage des Systems abspielen: Die Namensbegrüßung wird verwendet, wenn keine andere Begrüßung vorhanden ist. Bei dieser Option können Endbenutzer ihren Namen und nichts anderes als ihren Namen (z. B. John Doe) aufzeichnen. Das Voicemail-System passt sich dann automatisch an die Situation an und fügt den aufgezeichneten Namen in die Ansage ein, die dem Anrufer vorgespielt wird. Voicemail-Ansagen sind optional. Wenn keine Ansagen aufgezeichnet wurden, spielt das Voicemail-System automatisch eine Standardnachricht ab, die anstelle des aufgezeichneten Namens die Informationen der Durchwahlnummer verwendet.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass eine Sprachbox bis zu 100 Nachrichten speichern kann. Wenn diese Grenze erreicht ist, wird der Benutzer per E-Mail benachrichtigt, dass seine Mailbox voll ist.

Bitte beachten Sie, dass Sprachnachrichten, die kürzer als 2 Sekunden sind, in der Regel automatisch vom Voicemail-System gelöscht werden.

Rufumleitung

Der Bereich Rufumleitung ist unterteilt in:

Allgemeine Einstellungen
Profile und Regeln

Allgemeine Einstellungen

Unter Allgemeine Einstellungen stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Angezeigte Nummer bei externer Rufumleitung

Legt fest, welche Rufnummer dem Teilnehmer, an den der eingehende Anruf weitergeleitet wird, angezeigt werden soll

Es stehen drei Optionen zur Auswahl:

Nummer des Anrufers: Dies ist die Standardeinstellung. Bei dieser Option wird dem Teilnehmer, an den der Anruf weitergeleitet wird, die Rufnummer des Anrufers (intern oder extern) angezeigt.
Bitte beachten Sie, dass dies bei Anrufen, die an eine externe Nummer weitergeleitet werden, nicht immer funktioniert, da diese Option nicht von allen Carriern unterstützt wird.
Sollte die Rufnummer des Anrufers unterdrückt werden (anonym), wird die Durchwahl der Nebenstelle, die die letzte Weiterleitung veranlasst hat, angezeigt.
Nummer des Angerufenen: Mit dieser Option wird dem Teilnehmer, an den der Anruf weitergeleitet wird, die ursprüngliche angerufene Nummer (interne Nebenstellennummer oder Durchwahl) angezeigt. Zum Beispiel könnte eine Nebenstelle an eine andere Nebenstelle weiterleiten, die wiederum an eine externe Nummer weiterleitet. Mit dieser Option wird sichergestellt, dass die ursprünglich angerufene Nummer weitergegeben wird.
Nummer dieser Nebenstelle: Diese Option zeigt die Rufnummer der Nebenstelle an, von der die letzte Weiterleitung ausgeht. Bei einer internen Weiterleitung wird die Nebenstellennummer und bei einer externen Weiterleitung die Durchwahl der Nebenstelle angezeigt.

Profile und Regeln

In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick darüber, wie Sie ein Rufumleitungsprofil erstellen können.

Bitte beachten Sie, dass für jede neue Nebenstelle automatisch ein Standard-Rufumleitungsprofil erstellt wird. Sie können dieses Profil nicht umbenennen oder seinen Sterncode von 0 ändern.

Ein neues Rufumleitungsprofil hinzufügen

So fügen Sie ein neues Rufumleitungsprofil hinzu:

Klicken Sie auf Profil hinzufügen.
Tragen Sie den Namen des Profils ein.
Sie können das Profil frei benennen.
Weisen Sie dem Profil eine Nummer zwischen 1 und 9 zu.
Bitte beachten Sie: Diese Nummer ist wichtig, da sie zum Aktivieren des Profils per Funktionscode/Sterncode verwendet wird. Dies funktioniert kann an einem allen Geräten dieser Nebenstelle, die Funktionscodes unterstützen.
Bitte beachten Sie, dass Sie diese Nummer zu einem späteren Zeitpunkt ändern können.
Klicken Sie auf Einstellungen bestätigen.

Nachdem Sie ein neues Rufumleitungsprofil hinzugefügt haben, müssen Sie es noch aktivieren:

Klicken Sie dafür auf den Schalter vor Aktives Profil

Bitte beachten Sie, dass immer nur ein Profil aktiv sein kann.

Regelsätze in Rufumleitungsprofilen

Sie können für jedes Rufumleitungsprofil Sätze von Regeln erstellen.

Das System konfiguriert automatisch einen Satz von Regeln mit dem Namen Any, das für alle Anrufe gilt. Sie können diesen Regelsatz bearbeiten und die Regeln Immer, Besetzt, Nach Zeit und Nicht registriert näher definieren.

Um einen neuen Satz von Regeln anzulegen:

Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
Wählen Sie eine Quelle, z.B. Anonyme Anrufe (wenn Sie keine anonymen Anrufe erhalten möchten).
Diese vier Quellentypen gibt es: Alle internen Anrufe, Anonyme Anrufe, Bestimmte interne Anrufe und Bestimmte externe Anrufe.
Wechseln Sie zum Tab Regeln.
Aktivieren Sie eine der vier Regeln (im Beispiel: Immer).
Wählen Sie eine Aktion für eingehende Anrufe.
Es gibt 5 Aktionstypen: Besetzt, Auflegen, Eigene Voicemail, Weiterleiten an Ziel und Weiterleiten an externe Nummer.
Im Beispiel möchten Sie, dass Ihre Nebenstelle bei anonymen Anrufen auflegt. Also wählen Sie Auflegen.
Klicken Sie auf Einstellungen bestätigen.
⇒ Sie sehen in dem Profil nun zwei Regelsätze. Sie können die Regelsätze ein- und auklappen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass für das Standard-Rufumleitungsprofil nur ein Regelset zur Verfügung steht und Sie diesem keine weiteren Regelsets hinzufügen können. Sie können jedoch das Standard-Regelset bearbeiten.

Tipp

Bitte beachten Sie, dass Sie bis zu 9 eigene Rufumleitungsprofile hinzufügen können. Jedes dieser Profile kann aus verschiedenen Regelsätzen bestehen, wobei Sie nur einen Regelsatz pro Anrufquelle anlegen können.

Das System erstellt automatisch einen Regelsatz, der für alle eingehenden Anrufe gilt, und Sie können zusätzlich je einen Regelsatz für jede weitere Quelle hinzufügen.

Quellentypen

Die verschiedenen Rufumleitungsregeln funktionieren auf die gleiche Weise. Die Quellen funktionieren jedoch je nach Quellentyp unterschiedlich:

Alle internen Anrufe: Gilt für alle an dieser Nebenstelle eingehenden Anrufe von internen Nummern.
Anonym: Gilt für alle an dieser Nebenstelle eingehenden Anrufe (intern und extern), bei denen die Rufnummer unterdrückt ist.
Bestimmte interne Anrufe: Erlaubt es eine Regel für Anrufe von einer einzelnen internen Nebenstelle zu definieren. Sie können z.B. festlegen, dass alle Anrufe von der ausgewählten Nebenstelle an einen Kollegen weitergeleitet werden.
Bestimmte externe Anrufe: Erlaubt es eine Regel für Anrufe aus einem bestimmten Vorwahlbereich anzulegen. Bitte beachten Sie, dass Sie nicht eine bestimmte Nummer angeben können, sondern nur eine bestimmte Ortsvorwahl. Die Regel gilt dann für alle Rufnummern mit dieser Ortsvorwahl.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Sie nur je einen Regelsatz für die Quellen Alle internen Anrufe und Anonym hinzufügen können. Sie können mehr als einen Regelsatz für Bestimmte interne Anrufe und Bestimmte externe Anrufe hinzufügen, solange sie jeweils unterschiedliche Rufummern/Ortsvorwahlen als bestimmte Quellen auswählen.

Rufumleitungstypen

Es gibt vier Rufumleitungstypen:

Immer: Anrufe an dieser Nebenstellle werden an ein anderes Ziel weitergeleitet. Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle anderen Rufmleitungstypen nicht berücksichtigt.
Wenn diese Option deaktiviert ist, gehen die Anrufe an allen Geräten ein, die derzeit dieser Nebenstelle zugewiesen sind. Geräte, die auf DND eingestellt sind, klingeln nicht.
Wenn als Ziel Keine Aktion eingestellt ist und die Regel aktiviert ist, verhält sich das System so, als wäre die Regel deaktiviert.
Besetzt: Anrufe an dieser Nebenstelle werden an ein anderes Ziel weitergeleitet, wenn die Nebenstelle besetzt ist und die maximale Anzahl gleichzeitiger Anrufe erreicht hat.
Damit die Nebenstelle als besetzt gilt, muss eine der folgenden Bedingungen erfüllt sein:
- Der Endbenutzer ist im Gespräch und Anklopfen ist in der Konfiguration der Nebenstelle deaktiviert
- Anklopfen ist auf der Nebenstelle aktiviert und der Endbenutzer hat bereits die maximale Anzahl gleichzeitiger Anrufe erreicht, die derzeit auf 5 eingestellt ist

Wenn keines dieser beiden Kriterien erfüllt ist, wird die Regel für die Rufumleitung bei Besetzt nicht angewendet.
Wenn unter Aktion für die Regel Keine Aktion eingestellt ist und die Regel eingeschaltet ist, verhält sich das System so, als wäre die Regel deaktiviert.

Nach Zeit: Anrufe an dieser Nebenstelle werden an ein anderes Ziel weitergeleitet, wenn die Anruf nicht angenommen und die definierte Zeit überschritten wurde. Wir empfehlen, die Zeitüberschreitung (in Sekunden) zu konfigurieren. Wenn Sie nichts konfigurieren, beträgt der voreingestellte Standard--Wert für die Zeitüberschreitung 20 Sekunden. Sie können einen beliebigen Wert zwischen 15 und 59 Sekunden eintragen. Bitte beachten Sie, dass die Rufumleitung deaktiviert wird, wenn Sie den Wert auf 0 setzen.
Wenn diese Option deaktiviert ist und keine andere Rufumleitungsregel greift, gibt das System bei einem nicht angenommenen Anruf die SIP-Antwort „Anfrage beendet“ oder „Vorübergehend nicht erreichbar“ an den Anrufer zurück.
Nicht registriert: Anrufe an dieser Nebenstelle werden an ein anderes Ziel weitergeleit**,** wenn alle dieser Nebenstelle zugeordneten Geräte nicht registriert (nicht erreichbar) sind oder wenn ihre Registrierung abgelaufen ist.
Ein Gerät gilt als nicht registriert, wenn es nicht mehr von der Telefonanlage erreicht werden kann.

Aktionen

Es gibt fünf Arten von Aktionen:

Keine Aktion
Wenn unter Aktion bei einer Regel Keine Aktion eingetragen ist, ist das gleichbeudend damit, dass die Rufumleitung deaktiviert ist und die Telefonanlage keine Aktion durchführt.
Besetzt
Wenn Sie als Aktion Besetzt auswählen, wird der Anrufer ein Besetztzeichen erhalten. Durch diese Aktion wird die Telefonanlage angewiesen, das SIP-Signal Besetzt zu senden. Wenn der Anruf bereits verbunden ist, z. B. weil der Anruf zuvor weitergeleitet wurde, spielt die Telefonanlage 10 Sekunden lang einen Besetztton ab und trennt dann die Verbindung. Als Begründung für den Abbruch der Verbindung, gibt die Telefonanlage das SIP-Signal Besetzt zurück.
Auflegen
Bei dieser Aktion wird der Anruf sofort beendet und das System angewiesen, mit dem SIP-Signal „Abgelehnt“ zu antworten.
Eigene Voicemail
Mit dieser Aktion werden Anrufe an die Voicemail dieser Nebenstelle weitergeleitet.
Weiterleitung an Ziel
Mit dieser Aktion werden Anrufe an ein definiertes Ziel weiter geleitet. Als Ziel kommen verschiedene Zieltypen in Frage, z.B. konfigurierte Kontakte oder interne Nebenstellen. Die verfügbaren Ziele können Sie aus einer Dropdown-Liste auswählen, die Sie auch nach Namen oder Nebenstellennummern durchsuchen können.
Weiterleitung an externe Nummer
Mit dieser Aktion werden Anrufe an ein externes Ziel weitergeleitet. Vergewissern Sie sich, dass die Nebenstelle so konfiguriert ist, dass externe Nummern für die Anrufweiterleitung zugelassen sind. Achten Sie darauf die Ziel-Rufnummer so anzugeben, dass das Präfix zur Amtsholung entsprechend den Regeln der Anlage für externe Anrufe berücksichtigt ist. Ansonsten wird der Rufaufbau bei der Weiterleitung fehlschlagen.

Vertrag & Abrechnung

Unter Vertrag & Abrechnung stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

CTI	Legt fest, auf welche Art von CTI die Nebenstelle Zugriff hat. Bitte beachten Sie, dass dies unter Anlage aktiviert werden muss. Es gibt die folgenden Optionen CTI: Kein CTI nCTI Premium nCTI Premium CRM nCTI Standard Windows nCTI Standard CRM Windows nSTI Standard MAC
Kostenstelle	Weist der Nebenstelle eine Kostenstelle zu; die maximale Länge beträgt 50 Zeichen Diese Option ist nützlich für Ihre Buchhaltung, da sie die Zuordnung von Kosten zu Abteilungen und Kostenstellen ermöglicht. Bitte beachten Sie, dass die Kostenstelle nicht mit dem Projektcode identisch ist.
Extension is a call centre agent (NMonitoring Queues)	Aktiviert/deaktiviert das Monitoring dieser Nebenstelle in NMonitoring Queues Nur sichtbar, wenn NMonitoring Queues in der Anlage eingerichtet ist.
Aufzeichnung erlauben (direkte Anrufe)	Legt fest, ob der Benutzer einen Anruf per Funktionscode/Sterncode aufzeichnen kann. Bitte beachten Sie, dass diese Option nur für Direktanrufe und nicht für Warteschlangen, Skill Services usw. verfügbar ist. Es gibt die folgenden Optionen: Nie Auf Anfrage Die Aufzeichnungen werden an die konfigurierte E-Mail-Adresse gesendet.

Berechtigungen

Unter Berechtigungen stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Amtsberechtigungsprofil	Legt Berechtigungen für ausgehende Anrufe fest. Es gibt vier Optionen: Intern: Die Nebenstelle kann nur Anrufe zu anderen Nebenstellen derselben Anlage durchführen. Sie kann keine externen Anrufe durchführen. Local: Die Nebenstelle kann interne und externe Anrufe zu allen Rufnummern durchführen, die dieselbe Ortsvorwahl wie die Anlage haben. National: Die Nebenstelle kann interne und externe Anrufe zu allen Rufnummern durchführen, die dieselbe Landesvorwahl wie die Anlage haben. International: Die Nebenstelle kann interne, lokale, nationale und internationale Anrufe tätigen.
Zugriff auf Kontakte erlauben	Aktiviert/deaktiviert die den Zugriff auf die Kontakte der Anlage.
Gegensprechanlage aktivieren	Aktiviert/deaktiviert die Gegensprechfunktion für diese Nebenstelle. Wenn diese Funktion aktiviert ist, können andere Nebenstellen diese Nebenstelle im Modus "Gegensprechanlage" anrufen. Dies bedeutet, dass nur das primäre Gerät dieser Nebenstelle angerufen wird. Bitte beachten Sie, dass Geräte, die diese Funktion nicht unterstützen, klingeln, bis der Anruf manuell angenommen wird.
Allow Ncontrol login	Aktiviert/deaktiviert die Verwendung von Ncontrol Mit dieser Einstellung können Sie die konfigurierte Standardeinstellung der Anlage für diese Nebenstelle überschreiben.
Click-to-Dial (C2D)	Konfiguriert Click-to-Dial Es gibt drei Optionen: An Aus Anlagenkonfiguration übernehmen Mit dieser Einstellung können Sie die konfigurierte Standardeinstellung der Anlage für diese Nebenstelle überschreiben.
Voicemail-PIN für externe Anrufe abfragen	Aktiviert/deaktiviert die Abfrage der Voicemail-PIN bei externen Anrufen an der Voicemail. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Geräte diese Funktion unterstützen.
Rückruf bei besetzt/nicht verfügbar aktivieren	Aktiviert/deaktiviert den Rückruf bei besetzt/nicht verfügbar. Bitte beachten Sie, dass diese Option nur für interne Anrufe zur Verfügung steht.

Tipp

Bitte beachten Sie, dass alle externen Anrufe auch mit einer Liste von gesperrten Vorwahlen und Telefonnummern abgeglichen werden. Dabei handelt es sich hauptsächlich um Vorwahlen, die extrem teuer sind, oder um Rufnummern, die im Zuge von Betrugsfällen gemeldet worden sind.

DFN verwendet außerdem verschiedene Mechanismen, um potenziellen Betrug zu erkennen. Zum Beispiel ändert das System automatisch die Berechtigung auf intern, wenn die Nebenstelle innerhalb von 60 Minuten Anrufe im Wert von mehr als 25 Euro tätigt. Bitte beachten Sie, dass diese Einschränkungen nur durch den Administrator des Portals geändert werden können

Anrufkonfiguration

Unter Anrufkonfiguration stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Rufnummernvorschlag	Legt fest, ab wie vielen Ziffern bei der Eingabe ein Rufnummernvoschlag angezeigt wird. Nur für Tischtelefone verfügbar. Es gibt drei Optionen: Deaktiviert Nach 4 Ziffern Nach 6 Ziffern Diese Einstellung kann über das XML-Menü des Tischtelefons geändert werden.
Timeout für das automatische Wählen	Legt fest, nach wie vielen Sekunden ein Anruf automatisch gestartet werden soll, wenn die Nummer bereits eingegeben, aber noch nicht die Anruftaste gedrückt wurde. Nur für Tischtelefone verfügbar. Es gibt fünf Optionen: Deaktiviert (Standard). Wir empfehlen, diese Einstellung beizubehalten, um ungewünschte Effekte zu vermeiden: Z.B. könnte das Gerät bereits bei einer unvollständigen Nummer das Wählen beginnen. Nach 2 Sekunden Nach 5 Sekunden Nach 10 Sekunden Nach 15 Sekunden Diese Einstellung kann über das XML-Menü des Tischtelefons geändert werden.
Anruf nach fehlgeschlagener Weiterleitung zurückholen	Legt fest, nach wie vielen Sekunden ein weitergeleiteter Anruf, der nicht angenommen wurde, an die Nebenstelle zurückgegeben wird, die den Anruf weitergeleitet hat. Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert.
Anklopfen	Aktiviert/deaktiviert Anklopfen für diese Nebenstelle. Verhalten, wenn die Nebenstelle besetzt ist: Wenn deaktiviert, werden neue eingehende Anrufe nach der konfigurierten Rufumleitungsregel für Besetzt behandelt. Wenn aktiviert, werden Sie darüber informiert, dass ein weiterer Anruf eingeht. Wenn Sie diesen zweiten Anruf nicht annehmen, wird er nach der konfigurierten Rufumleitungsregel für Nicht verfügbar behandelt.
Andere Nebenstellennummer für interne Anrufe verwenden	Aktiviert/deaktiviert die Verwendung der Nebenstellennummer eines anderen Ziels als Durchwahl für interne Anrufe.
Parallelruf	Aktiviert/deaktiviert Parallelruf. Mit dieser Option können Sie eingehende Anrufe gleichzeitig an eine andere Nebenstelle, eine externe Rufnummer oder einen Kontakt weiterleiten, sodass dieses Ziel parallel zu Ihrer Nebenstelle klingelt.
Nebenstelle in Kontakten ausblenden	Aktiviert/deaktiviert die Option, diese Nebenstelle im Telefonbuch der Anlage zu verbergen.
Sprachaufzeichnung	Aktiviert/deaktiviert Sprachaufzeichnung. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung unabhängig ist von den Standardfunktionen für Sprachaufzeichnung. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie ein Abonnement oder ein Add-on gebucht haben, z.B. Neorecording.

Skills

In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick darüber, wie Sie eine Nebenstelle einem Skill zuordnen können. Weitere ausführliche Informationen finden Sie im Abschnitt Skills.

Unter Skills stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Skill hinzufügen	Fügt der Nebenstelle einen Skill hinzu. Bitte beachten Sie, dass eine Nebenstelle mehreren Skills zugeordnet sein kann.
Aktiv	Aktiviert/Deaktiviert die Nebenstelle für diesen Skill.
Skill-Level	Legt das Skill-Level der Nebenstelle in den jeweiligen Skills fest.
Am Skillset als Agent einloggen	Aktiviert/deaktiviert die Option, sich an der Nebenstelle für ein Skillset einzuloggen.

Funktionstasten

Funktionstasten beziehen sich auf die physischen Tasten von Geräten, z. B. von Tischtelefonen. # und * sind Beispiele für Funktionstasten.

Die Anzahl und Art der Funktionstasten hängt vom Gerätetyp ab.

In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick darüber, wie Sie eine Funktionstaste hinzufügen können und welche Arten von Funktionstasten es gibt.

Klicken Sie auf Funktionstaste hinzufügen, um die folgenden Optionen zu erhalten:

Nummer	Legt fest, welche physischen Taste als Funktionstaste zugewiesen wird. Bitte beachten Sie: Wenn Sie bereits Funktionstasten konfiguriert haben, schlägt das System Ihnen die nächste verfügbare Nummer vor.
Typ	Legt den Typ der Funktionstaste fest. Es stehen fünf Optionen zur Verfügung. Gegensprechanlage: Ermöglicht das Senden einer Durchsage an ein einzelnes Ziel oder eine ausgewählte Gruppe von Primärgeräten. BLF (Busy Lamp Field): Ermöglicht die Konfiguration einer zugehörigen Nebenstelle. Sie können über diese Taste eine Anzeige des Zielstatus aufrufen; z. B. besetzt, abwesend, verfügbar. Bitte beachten Sie, dass diese Option nur für Standard-Nebenstellen verfügbar ist und dass die Dropdown-Liste Ihre Kontakte verwendet. Service: Legt eine Schnellwahl zu einem Zieldienst aus einem Dropdown-Menü fest. Bitte beachten Sie, dass die Zieldienste, z. B. Gruppe, Warteschlange oder Skill, zuvor konfiguriert werden müssen. Kurzwahl: Weist einer Taste eine externe Rufnummer zu. Wenn die Taste gedrückt wird, wird ein Anruf an die zugewiesene Rufnummer ausgelöst. Nur für externe Nummern verfügbar. Functionscode: Weist einer Taste einen Funktionscode (Sterncode) zu, z. B. für den Zugriff auf die Voicemail.
Ziel	Geben Sie den Funktionscode für die Funktionstaste an (bzw. je nach Typ die Rufnummer)
Name	Legt einen Namen für die Funktionstaste fest, der auf dem Gerät angezeigt wird. Denken Sie daran, dass das Display des Geräts für die Anzeige des Namens nur über begrenzten Platz verfügt.

Überblick

In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über die Konfiguration einer eFax-Nebenstelle.

Ein eFax ist ein virtuelles Fax, bei dem herkömmliche Faxe vom Telefonsystem empfangen und dann als Anhang an eine vorkonfigurierte E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.

eFax wird als Nebenstelle und nicht als Dienst aufgeführt. eFax ist der zweite und letzte Nebenstellentyp im DFN Cloud-Telefoniesystem und der einzige andere Zieltyp, der ausgehende Anrufe tätigen kann.

Mit einer eFax-Nebenstelle können Endbenutzer auch Faxe versenden. Bitte beachten Sie, dass es außerdem möglich ist, Faxe über einen Drucker zu versenden. Dafür benötigen Sie einen speziellen Druckertreiber, der mit dem eFax-Subsystem des DFN Cloud-Telefonsystems kompatibel ist.

Unter Nebenstellen > eFaxe können Sie eine Liste aller eFax-Nebenstellen sehen, die für diese Anlage konfiguriert wurden.

Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung:

eine neue eFax-Nebenstelle hinzufügen
eine, mehrere oder alle eFax-Nebenstellen auswählen und löschen
eine eFax-Nebenstelle bearbeiten, klonen, löschen oder in die Zwischenablage kopieren (Sie können die Bearbeitung auch durch Doppelklick irgendwo in die Zeile öffnen).
Eine CSV-Datei importieren
Eine CSV-Datei exportieren
Auswählen, wie viele Einträge Sie auf der Seite angezeigt bekommen möchten
Nach einer eFax Nebenstelle suchen

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die Konfiguration einer eFax-Nebenstelle der einer Telefonnebenstelle sehr ähnlich ist. Aus diesem Grund werden in den folgenden Abschnitten nur die Einstellungen behandelt, die nicht bereits im Abschnitt Telefonnebenstellen beschrieben wurden.

Allgemein

Bitte beachten Sie, dass sofern nicht anders angegeben die Regeln und Hinweise, die Sie unter Nebenstellen finden, auch für eFax-Nebenstellen gelten.

Under Allgemeinen stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Anzeigename

Weist der Nebenstelle einen Namen zu

Pflichtfeld (für jeden Zieltyp); Länge bis zu 50 Zeichen.

Durchwahl (interne Nummer)

Weist eine Nebenstellennummer zu.

Im Unterschied zu Standard-Nebenstellen ist dies für eFax-Nebenstellen kein Pflichtfeld.

Externe Telefonnummer/Durchwahl

Sie können für eine eFax Nebenstelle mehrere Rufnummern sowohl für eingehende als auch für ausgehende Anrufe konfigurieren.

Bitte beachten Sie, dass dabei die gleichen Regeln und Hinweise gelten wie für Standard-Nebenstellen, siehe Externe Telefonnummer/Durchwahl.

Geografische Einstellungen

Bitte beachten Sie, dass dabei die gleichen Regeln und Hinweise gelten wie für Standard-Nebenstellen, siehe Geografische Einstellungen.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sprache und Zeitzone der eFax-Nebenstelle richtig eingestellt sind.

Wir empfehlen, die Einstellung Standard für die Amtsholung beizubehalten. Wenn Sie einen anderen Wert einstellen, treten beim externen Versenden von eFaxen möglicherweise Probleme auf.

Fax-Server-Login

In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick darüber, wie Sie diese eFax-Nebenstelle bestellen können.

Login und Server sind ausgegraut. Diese Felder können sie nicht ändern.

Sie müssen jedoch eine PIN festlegen, die verwendet wird, um diese eFax-Erweiterung über die DFN VoIP Centrex-Apps zu bestellen. Dies ist ein Pflichtfeld. Damit Endbenutzer eine eFax-Nebenstelle zum Versenden von Faxen verwenden können, müssen sie sich dafür anmelden. Dazu müssen sie das Fax-Login und dessen PIN kennen.

Bitte beachten Sie, dass sich die Anmeldedaten beim Speichern einer neuen eFax-Nebenstelle ändern. Wir empfehlen daher, eine PIN festzulegen, die sich die Teammitglieder leicht merken können, da diese Daten von allen Benutzern gemeinsam genutzt werden. Die Regeln für die Mindest- und Höchstlänge der PIN sind identisch mit denen, die bereits im Abschnitt über die Standard-Nebenstellen behandelt wurden.

Konfiguration

Dieser Abschnitt ist sehr ähnlich zu dem, was weiter oben bereits für Standard-Nebenstellen beschrieben ist. Alle genannten Einstellungen sind erforderlich, um die Nebenstelle für externe Anrufe zu konfigurieren.

Bitte beachten Sie, dass für das Amtberechtigungsprofil und die Kostenstelle die gleichen Regeln und Hinweise gelten wie für die Standard-Nebenstellen.

Weitere Optionen sind:

E-Mail-Addresse	Weist eine E-Mail-Adresse zu. Eine E-Mail-Adresse ist für alle eFax-Nebenstellen erforderlich. Dies ist die E-Mail-Adresse, an die der Faxserver die empfangenen Faxe weiterleitet. Häufig handelt es sich dabei um eine gemeinsame Adresse oder eine E-Mail-Verteilerliste. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse in der Lage ist, Nachrichten zu empfangen.
Benutzerdefinierte Kopfzeile	Fügt einen Text zur Faxkopfzeile hinzu, die beim Senden eines Faxes oben auf jeder Seite erscheint.
Nach dem Senden löschen	Aktiviert/deaktiviert die Löschung eines eFaxes vom Faxserver, nachdem es per E-Mail weitergeleitet worden ist. Bitte beachten Sie, dass bei Aktivierung dieser Option die Faxe dauerhaft vom Server gelöscht werden.
T.30 tax identifier	Legt die Faxkennung fest, die auf dem Faxdisplay des Empfängers angezeigt wird, wenn dieser den T.30-Standard unterstützt. Die maximale Länge für dieses Feld beträgt 30 Zeichen. Wenn Sie dieses Feld nicht ausfüllen, wird die Leitungsidentifikation für ausgehende Anrufe für diese eFax-Nebenstelle verwendet.

Unter Dienste erfahren Sie mehr über die Verwaltung folgender Dienste:

Konferenzdienst
Gruppendienst
Warteschlangendienst
Skill-Dienst
IVR-Dienst
Zeitsteuerungsdienst

Überblick

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen Konferenzdienst konfigurieren.

Ein Konferenzdienst ist ein virtueller Konferenzraum, der bis zu 50 Teilnehmern die gleichzeitige Teilnahme an einer Konferenz ermöglicht. Der DFN-Konferenzdienst basiert auf dem Meet-me-Konzept: Der „Raum“ muss nicht gebucht werden, niemand muss warten, um zur Konferenz hinzugefügt zu werden, und die Konferenz bleibt bestehen, auch wenn der letzte Teilnehmer den Raum verlassen hat.

In dieser Ansicht können Sie:

Einen neuen Eintrag hinzufügen
einen, mehrere oder alle Einträge auswählen und löschen
einen Eintrag bearbeiten, klonen, löschen oder in die Zwischenablage kopieren (Sie können einen Eintrag auch durch Doppelklick bearbeiten)
Auswählen, wie viele Einträge Sie auf der Seite angezeigt bekommen möchten
Nach einer Konferenz suchen

Tipp

Sie haben die Möglichkeit, eine Konferenz zu klonen, wenn Sie eine Konferenz mit gleichen oder ähnlichen Einstellungen erstellen möchten.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass

Es derzeit nicht möglich ist, einen Teilnehmer zum Moderator zu machen. Um als Moderator an der Konferenz teilzunehmen, muss der Benutzer auflegen und sich erneut mit der Moderator-PIN einwählen.
Eine Konferenz keine ausgehenden Anrufe tätigen kann; das können nur Nebenstellen (Telefon oder eFax).
Wenn ein Moderator einen Teilnehmer zu einer Konferenz hinzufügt, er seine Nebenstelle verwendet, um den ausgehenden Anruf zu tätigen, und die Gesprächsgebühren für diese Nebenstelle erfasst werden.

Allgemein

Unter Allgemein stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Anzeigename

Weist der Konferenz einen Namen zu.

Dies ist ein Pflichtfeld und kann bis zu 50 Zeichen lang sein.

Es gelten die gleichen Regeln wie im Abschnitt Telefonnebenstellen.

Nebenstelle

Weist eine interne Nebenstellennummer zu.

Bitte beachten Sie, dass die Zuweisung einer Nebenstellennummer nicht zwingend erforderlich ist, so dass Sie dieses Feld auch leer lassen können.

Beachten Sie, dass die Nebenstellennummer auch die Nummer des Konferenzraums ist.

Wenn Sie sich für die Zuweisung einer Nebenstellennummer entscheiden, beachten Sie bitte, dass die gleichen Regeln gelten wie im Abschnitt Telefonnebenstellen.

Externe Telefonnummer

Unter Externe Nummern stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Konfiguration hinzufügen

Weist dem Konferenzdienst eine oder mehrere Durchwahlen (für eingehende Anrufe) zu. Weitere Informationen finden Sie unter Externe Telefonnummern (Durchwahl).

Konferenzoptionen

Unter Konferenzoptionen stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Sprache

Wählt die Sprache für den Konferenzdienst aus.

Bitte beachten Sie, dass als Standardsprache Deutsch voreingestellt ist.

Musik abspielen

Aktiviert/deaktiviert die Option, Musik abzuspielen, wenn nur ein Teilnehmer anwesend ist.

Teilnehmeroptionen

Die Optionen für Teilnehmer und Moderatoren sind sehr ähnlich. Allerdings haben Teilnehmer im Vergleich zu Moderatoren eine begrenzte Anzahl von Optionen.
Participant and host options are very similar. However, participants have a limited set of options compared to moderators.

Folgende Teilnehmeroptionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Teilnehmer-PIN	Legt eine PIN für die Teilnahme an der Konferenz fest. Bitte beachten Sie, dass die PIN automatisch generiert wird und für jede Konferenz einzigartig ist.
Beitritt / Verlassen signalisieren	Spielt ein akustisches Signal für andere Teilnehmer ab, wenn ein Teilnehmer der Konferenz beitritt oder sie verlässt.
Beitritt / Verlassen ansagen	Fragt neue Teilnehmer nach dem Namen. Die Namen der neuen Teilnehmer werden dann angesagt, wenn sie der Konferenz beitreten oder sie verlassen.
Anzahl ansagen	Informiert über die Anzahl der Personen, die sich bereits im Konferenzraum befinden. Die Ansage erfolgt nach der Eingabe der PIN, aber vor dem Betreten der Konferenz.
Dauerhaft stummgeschaltet	Schaltet alle Teilnehmer stumm; nur der Moderator ist noch zu hören.

Moderatoroptionen

Da die Teilnehmer- und Moderatoroptionen sehr ähnlich sind, werden die bereits unter Teilnehmeroptionen beschriebenen Optionen in diesem Abschnitt nicht weiter erläutert.

Folgende Moderatoroptionen, die nur für Moderatoren gelten, stehen Ihnen zusätzlich zur Verfügung:

Warten auf Moderator

Wenn diese Option aktiviert ist, bleibt die Kommunikation gesperrt, bis ein Moderator der Konferenz beitritt.

Beenden mit Moderator

Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Konferenz beendet, sobald der letzte Moderator die Konferenz verlässt.

Beachten Sie, dass die Konferenz für alle Teilnehmer beendet wird, wenn der Moderator der Konferenz von seinem Mobiltelefon aus beigetreten ist und die Verbindung unterbrochen wird.

Überblick

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen Gruppendienst konfigurieren.

Der Gruppendienst ist einer von drei Diensten, die es Ihnen ermöglichen, Anrufe an eine Gruppe von Nebenstellen zu verteilen. Die anderen beiden sind Warteschlangen- und Skill-Dienste.

Eine Gruppe kann bis zu zwei Funktionen erfüllen:

Sie kann als Rufgruppe fungieren.
Sie kann als Pick-up-Gruppe fungieren.

Eine Gruppe ist immer zumindest eine Rufgruppe, auch dann, wenn Sie keine Nebenstellennummer oder eingehende Nummer für sie konfiguriert haben. Der Grund dafür ist, dass es immer möglich ist, einen Dienst per Funktionscode als Ziel zu wählen.

Bei einer Rufgruppe klingeln alle Nebenstellen, die Mitglied der Gruppe sind, gleichzeitig. Auch an allen Geräten, die mit diesen Nebenstellen verbunden sind, wird das Klingeln ausgelöst. Nutzen Sie diese Funktion also mit Bedacht. Wenn für die in der Rufgruppe konfigurierten Nebenstellen das Anklopfen aktiviert ist, wird die Rufgruppe auch Anrufe an diese Nebenstellen weiterleiten.

Bitte beachten Sie, dass die Rufumleitungseinstellungen der Nebenstellen nicht für die Rufgruppe gelten. Das bedeutet, dass eine an der Nebenstelle eingerichtetete Weiterleitung an die Voicemail ignoriert wird und die mit dieser Nebenstelle verbundenen Geräte trotzdem klingeln. Die Geräte dieser Nebenstelle klingeln nur dann nicht, wenn sie auf DND geschaltet sind.

Bitte beachten Sie, dass bei der DFN-Cloud-Telefonanlage eine Telefon-Nebenstelle Mitglied in mehr als einer Rufgruppe sein kann.

Eine Pick-up-Gruppe ermöglicht es Benutzern, einen Anruf anzunehmen, der auf einer anderen Nebenstelle klingelt, die Teil derselben Gruppe ist. Dazu gehören auch Anrufe, die über die ACD (Warteschlangen- oder Skill-Dienste) eingehen.

In dieser Ansicht können Sie:

Einen neuen Eintrag hinzufügen
Einen, mehrere oder alle Einträge auswählen und löschen
Einen Eintrag bearbeiten, klonen, löschen, bearbeiten oder in die Zwischenablage kopieren (Sie können einen Eintrag auch durch Doppelklick bearbeiten)
Auswählen, wie viele Einträge Sie auf der Seite angezeigt bekommen möchten
Nach einer Gruppe suchen

Tipp

Sie haben die Möglichkeit, eine Gruppe zu klonen, wenn Sie eine Gruppe mit gleichen oder ähnlichen Einstellungen erstellen möchten.

Allgemein

Unter Allgemein stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Anzeigename

Weist der Konferenz einen Namen zu.

Dies ist ein Pflichtfeld und kann bis zu 50 Zeichen lang sein.

Es gelten die gleichen Regeln wie im Abschnitt Telefonnebenstellen.

Nebenstelle

Weist eine interne Nebenstellennummer zu.

Bitte beachten Sie, dass die Zuweisung einer Nebenstellennummer nicht zwingend erforderlich ist, so dass Sie dieses Feld auch leer lassen können.

Beachten Sie, dass die Nebenstellennummer auch die Nummer des Konferenzraums ist.

Wenn Sie sich für die Zuweisung einer Nebenstellennummer entscheiden, beachten Sie bitte, dass die gleichen Regeln gelten wie im Abschnitt Telefonnebenstellen.

Pick-up-Gruppe

Aktiviert/deaktiviert die Option, dass Gruppenmitglieder die Anrufe ihrer Kollegen annehmen können.

Wenn diese Option aktiviert ist, ist der Gruppendienst sowohl eine Pickup-Gruppe als auch eine Anrufgruppe. Die Mitglieder der Gruppe können Anrufe für andere Nebenstellen innerhalb der Gruppe entweder über eine Funktionstaste oder einen Funktionscode (Sterncode 3 oder 3 + Nebenstellennummer) entgegennehmen.

Externe Nummern

Unter Externe Nummern können Sie eine oder mehrere Durchwahlen (für eingehende Anrufe) zum Gruppendienst hinzufügen.

Bitte beachten Sie, dass hier die gleichen Regeln und Hinweise gelten wie für Nebenstellen, siehe Externe Nummern (Durchwahlen).

Gruppenmitglieder

In diesem Abschnitt können Sie Telefonnebenstellen konfigurieren, die Teil des Gruppendienstes sind.

Unter Gruppenmitglieder können Sie Gruppenmitglieder hinzufügen oder löschen.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass Sie

- nur Telefonnebenstellen als Gruppenmitglieder auswählen können.

- Gruppenmitglieder nur über das Admin-Portal verwalten können: Endbenutzer können sich nicht selbst über Sterncodes, XML-Menüs oder die DFN VoIP Centrex-Apps hinzufügen oder entfernen.

Optionen

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Weiterleitung nach Zeitüberschreitung	Aktiviert/deaktiviert die Umleitung eines Anrufs nach einer bestimmten Zeitspanne; optionale Einstellung. Der voreingestellte Wert ist 15. Mit der Zeitüberschreitung wird festgelegt, wie lange (in Sekunden) das Telefonsystem die Nebenstellen, die zu dieser Gruppe gehören, klingeln lässt. Die meisten Telefone sind mit einer harten Timeout-Einstellung konfiguriert, nach der das Telefon den Anruf abweist (aufhört zu klingeln). Beachten Sie, dass dieser Wert vom Hersteller des Telefons abhängt, so dass es keine Garantie dafür gibt, dass alle Telefone gleich lange klingeln, wenn Sie verschiedene Gerätehersteller und Modelle verwenden. Beachten Sie, dass die Anrufgruppe im Gegensatz zu anderen Diensten nicht versucht, Anrufe erneut an die Nebenstellen zuzustellen. Sie wird nur einen Versuch durchführen und danach aufgeben.
Zeitüberschreitung (seconds)	Legt eine Zeitüberschreitung für die Gruppe fest, nach der der Anruf umgeleitet wird.
Aktion bei Zeitüberschreitung	Legt die eine Aktion fest, die bei Zeitüberschreitung automatisch ausgeführt werden soll. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus der Dropdown-Liste: Besetzt Auflegen Weiterleitung an Ziel Die Aktion bei Zeitüberschreitung wird ausgeführt, wenn: Die Zeitüberschreitung erreicht wurde und der Anruf von keinem Gruppenmitglied angenommen wurde Alle Geräte für alle Telefonanschlüsse den Anruf abgewiesen haben. Dies könnte der Fall sein, wenn: Der Anruf länger geklingelt hat als die vom Hersteller im Gerät festgelegte Zeitüberschreitung. Das Gerät ist derzeit nicht erreichbar ist (nicht registriert). Das Gerät auf DND geschaltet ist
Ziel	Wählt ein Weiterleitungsziel aus einer Dropdown-Liste aus. Bitte beachten Sie, dass Sie den Anruf entweder an eine Nebenstelle oder die Voicemail einer Nebenstelle umleiten können. Bitte beachten Sie, dass Sie nur bestehende Ziele aus der Dropdown-Liste zur Auswahl haben und dass Sie keine externe Nummer als Ziel festlegen können. Wenn Sie dies trotzdem tun möchten, müssen Sie eine Nebenstelle als Ziel auswählen und an dieser Nebenstelle eine Rufumleitung zu der externen Rufnummer konfigurieren.

Wichtig

Wenn es sich bei dem Anruf, den eine Rufgruppe zuzustellen versucht, um einen eingehenden Anruf von einem externen Anrufer handelt, ist zu beachten, dass einige Mobilfunk- oder Festnetzanbieter eigene Timeout-Einstellungen haben, die vorgeben, wie lange sie versuchen, einen Anruf zuzustellen. So brechen beispielsweise viele Mobilfunkanbieter den Anrufversuch ab, wenn ein Anruf nicht innerhalb von 60 Sekunden verbunden wird.

Überlassen Sie daher nichts dem Zufall und konfigurieren Sie immer eine Zeitüberschreitung.

[Wir empfehlen für die Zeitüberschreitung einen Wert zwischen 15 (dies gibt dem Endbenutzer die Chance, den Anruf zu beantworten) und 60 Sekunden einzustellen (so werden Anrufe vom anrufenden Telefonanbieter nicht abgebrochen).

Wichtig

Sie sollten besonders aufmerksam sein, wenn Sie Rufgruppen in Verbindung mit dem DFN Mobile Client verwenden.

Denken Sie daran, dass der DFN Mobile App Controller, wenn der mobile Client über eine Datenverbindung (3/4G oder Wi-Fi) nicht erreichbar ist, versuchen wird, das Mobiltelefon zu erreichen, indem er dessen GSM/Mobilfunknummer anruft.

Was bedeutet dies im Zusammenhang mit der Rufgruppe? Wenn eines der Geräte an einer Nebenstelle ein DFN Mobile Client ist, der gerade nicht über die Datenverbindung erreichbar ist, besteht die Gefahr, dass der über die Rufgruppe eingehende Anruf in der Sprachbox des Mobiltelefons landet. Außerdem könnte der Anrufer die folgende Meldung des Mobilfunknetzes hören, mit dem das Mobiltelefon verbunden ist: „Dieses Mobiltelefon nimmt zur Zeit keine Anrufe an. Versuchen Sie, später noch einmal anzurufen oder eine SMS zu senden“.

Tipp

Bitte beachten Sie, dass die Rufgruppe aufhört, alle anderen Mitglieder anzurufen, sobald ein Mitglied der Gruppe den Anruf entgegennimmt.

Sie können die Tasten des Besetztlampenfeldes verwenden, um Anrufe anzunehmen:

Wenn ein Anruf bei einer anderen Nebenstelle läutet und die Nebenstelle des Benutzers, der den Anruf entgegennehmen möchte, sich in der gleichen Gruppe befindet, wird durch Drücken der blinkenden BLF-Taste am Telefon des übernehmenden Benutzers die Anrufannahme eingeleitet.

Überblick

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen Warteschlangendienst konfigurieren.

Die automatische Anrufverteilung (Automatic Call Distribution, ACD), auch Warteschlange genannt, ermöglicht es einem Telefonsystem, eingehende interne und/oder externe Anrufe in eine Warteschlange zu stellen. Die ACD fasst mehrere Anrufe zu einem Warteschema zusammen und weist jedem Anruf einen Rang zu, der die Reihenfolge bestimmt, in der der Anruf an ein verfügbares Mitglied weitergeleitet werden soll (in der Regel first in first out). Wenn ein Teilnehmer verfügbar wird, wird der Anruf mit dem höchsten Rang in der Warteschlange an diesen Teilnehmer weitergeleitet, und alle anderen Anrufe in der Warteschlange rücken einen Rang auf.

Der Vorteil einer ACD für die Anrufer besteht darin, dass sie nicht solange erneut anrufen müssen, bis sie jemanden erreichen. Und der Vorteil für die Unternehmen ist, dass sie zusätzlich zu dem besseren Service für ihre Kunden auch bei kurzfristigen Anrufspitzen mit mehr Anrufern als verfügbaren Mitarbeitern alle Anrufe bewältigen können.

Es gibt zwar zwei Arten von Warteschlangen (für eingehende und für ausgehende Anrufe), die auf der DFN-Telefonanlage konfiguriert werden können, aber in diesem Abschnitt werden wir uns hauptsächlich auf die Eingangswarteschlangen konzentrieren.

Es gibt zwei Arten von Warteschlangen in der DFN Cloud-Telefonanlage:

Eingehende Warteschlange
Ausgehende Warteschlange

Bei einer eingehenden Warteschlange leitet die Telefonanlage eingehende Anrufe in einer vorprogrammierten Reihenfolge an Warteschlangenmitglieder weiter, die als bereit (oder offen) angezeigt werden. Im Gegensatz dazu wird eine ausgehende Warteschlange nur gebildet, um die Statistik der ausgehenden Anrufe für die Mitglieder der Warteschlange zu sammeln und Informationen zur Anrufanalyse zu erstellen. Die ausgehende Warteschlange leitet die Anrufe nicht weiter oder verteilt sie in irgendeiner Weise.

Telefonnebenstellen können einer Warteschlange auf eine der folgenden Arten als Mitglieder beitreten oder diese wieder verlassen, ohne dass dies auf übergeordneter Ebene überprüft oder kontrolliert werden könnte:

Wählen eines Funktionscodes/Sterncodes an der Telefonnebenstelle
Über das XML-Menü eines zertifizierten Geräts, dass diese Funktion unterstützt
DFN VoIP Centrex-App.

In dieser Ansicht können Sie:

Einen neuen Eintrag hinzufügen
einen, mehrere oder alle Einträge auswählen und löschen
einen Eintrag bearbeiten, klonen, löschen oder in die Zwischenablage kopieren (Sie können einen Eintrag auch durch Doppelklick bearbeiten)
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Eine Warteschlange suchen

Tipp

Sie haben die Möglichkeit, eine Warteschlange zu klonen, wenn Sie eine Warteschlange mit gleichen oder ähnlichen Einstellungen erstellen möchten.

Allgemein

Unter Allgemein stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Anzeigename	Weist der Warteschlange einen Namen zu.
Nebenstelle	Weist eine interne Nebenstellennummer zu. Bitte beachten Sie, dass die Zuweisung einer Nebenstellennummer nicht zwingend erforderlich ist, sodass Sie dieses Feld auch leer lassen können. Wenn Sie sich für die Zuweisung einer Nebenstellennummer entscheiden, beachten Sie bitte, dass die gleichen Regeln gelten wie im Abschnitt Telefonnebenstellen beschrieben.
Warteschlangentyp	Wählt den Typ der Warteschlange aus: für eingehende Anrufe oder zum Monitoring ausgehender Anrufe. Die Optionen sind: Eingehende Warteschlange Ausgehende Anrufüberwachung Bitte beachten Sie, dass die nachfolgend beschriebene Option Priorität nur angezeigt wird, wenn Sie die Option Ausgehende Anrufüberwachung gewählt haben.
Priorität	Legt den Wert für die Priorität (Gewichtung) fest. Mit dieser Einstellung können Sie Warteschlangen priorisieren. Der Standardwert ist 0, was gleichbedeutend ist mit "keine Priorität". Sie können einen Wert zwischen 0 und 255 einstellen. Je höher der Wert ist, desto höher ist die Priorität. Zum Beispiel hat eine Warteschlange mit dem Wert 1 Vorrang vor einer Warteschlange mit dem Wert 0. Bitte beachten Sie, dass Sie mit dieser Option nicht Anrufe priorisieren, sondern eine Warteschlange gegenüber anderen Warteschlangen.

Externe Nummern

Unter Externe Nummern können Sie eine oder mehrere Durchwahlen (für eingehende Anrufe) zum Warteschlangendienst hinzufügen.

Bitte beachten Sie, dass hier die gleichen Regeln und Hinweise gelten wie für Nebenstellen, siehe Externe Nummern (Durchwahlen).

Angemeldete Agenten

In diesem Abschnitt können Sie Warteschlangenmitglieder hinzufügen oder löschen. Der Vorgang ist ähnlich wie unter Gruppen beschrieben.

Unter Warteschlangen gibt es jedoch eine zusätzliche Option: Penalty.

Innerhalb einer Warteschlange können Sie Mitglieder mit einem Penalty-Wert versehen, damit diese nachrangig berücksichtigt werden, wenn Anrufer in bestimmten Warteschlange warten. So können Sie z. B. Warteschlangenmitgliedern einen Penatly-Wert geben, die zwar Mitglied der Warteschlange sind, aber nur dann angerufen werden sollen, wenn die Warteschlange so voll ist, dass alle vorgesehenen Mitarbeiter bereits im Gespräch sind. Je höher der Penalty-Wert, desto geringer ist die Präferenz.

Durch die Festlegung unterschiedlicher Penalty-Werte für jedes Mitglied der Warteschlange können Sie eine Präferenz für die Zustellung von Anrufen festlegen und trotzdem sicherstellen, dass in der Warteschlange noch weitere Mitglieder Anrufe entgegen nehmen können, wenn die bevorzugten Mitglieder nicht mehr verfügbar sind.

Der Standardwert für den Penalty ist 1, der Höchstwert ist 10.

Es gibt ein paar sehr wichtige Regeln für die Verwendung von Penaltys in Verbindung mit der Anrufverteilung:

In der Regel wird die ACD nicht versuchen, Anrufe an Mitglieder mit einem höheren Penalty-Wert zuzustellen, während Mitglieder mit einem niedrigeren Penalty-Wert verfügbar sind, selbst wenn diese Mitglieder den Anruf nicht angenommen haben.
Wenn die ACD begonnen hat, Anrufe an Mitglieder mit einem höheren Penalty-Wert zuzustellen, aber ein Mitglied mit einem niedrigeren Penalty-Wert verfügbar wird, bricht sie die Zustellung ab und versucht es erneut bei den Mitgliedern mit der niedrigsten Priorität (dies geschieht nur, wenn die Option Zeitüberschreitung pro Mitglied nicht auf 0 eingestellt ist).

Wohin werden die Anrufe verteilt?

Verglichen mit dem Grupperndienst, verteilt die ACD Anrufe auf ander Art und Weise an die Mitglieder. Bei einem Gruppendienst werden die Anrufe an alle Mitglieder gleichzeitig und auf allen ihren Geräten zugestellt. Im Gegensatz dazu stellt die ACD Anrufe nur an das Primärgerät eines Mitglieds zu.

Hier können Sie das Primärgerät einstellen oder ändern:

Admin Portal
Funktionscode (Sterncode) des Geräts, das der Endbenutzer zu seinem Primärgerät machen möchte
XML-Menü des Geräts, das der Endbenutzer zu seinem primären Gerät machen möchte, wenn das Gerät die Funktion unterstützt
DFN VoIP Centrex-App.

Konfiguration der Anrufweiterleitung auf der Telefonnebenstelle der Warteschlangenmitglieder

Wie bei den Gruppendiensten ignoriert die ACD bei der Weiterleitung von Anrufen an Warteschlangenmitglieder jegliche Konfiguration für Anrufweiterleitung oder paralleles Klingeln (Forking). Stattdessen legen Sie im Abschnitt Agentenoptionen fest, wie lange die ACD versuchen soll, den Anruf zu vermitteln.

Wichtig

Wann ist ein Agent verfügbar?

Um verfügbar zu sein, darf das Primärgerät des Agenten nicht an einem Anruf beteiligt sein.

Wenn das Gerät bereits an einem Anruf beteiligt ist, auch wenn dieser Anruf nicht über die Warteschlange kam, sieht die ACD, dass das Gerät besetzt ist und betrachtet es als nicht verfügbar.

Ist der Agent hingegen gerade dabei, eine Nummer zu wählen, hat aber den Anruf noch nicht getätigt, betrachtet die ACD das Gerät als verfügbar.

Wenn das Gerät auf DND steht, betrachtet die ACD den Agenten als erreichbar. Bitte bedenken Sie, dass die ACD den Status nicht kennt und dass die DND-Informationen gerätebezogen sind und die zentrale Telefonanlage oder der Server keinen Einblick in diese Informationen hat.

Kurz gesagt, die ACD überwacht nicht die Telefondurchwahl, sondern prüft, ob auf dem Primärgerät ein Anruf läuft, um festzustellen, ob der Agent verfügbar ist oder nicht.

Wenn das Gerät derzeit nicht registriert oder nicht erreichbar ist, kennt die ACD diese Information nicht und betrachtet den Agenten als verfügbar.

Gerätestatus	Agentenverfügbarkeit
Das Primärgerät ist im Gespräch	Nicht verfügbar
Das Primärgerät klingelt	Nicht verfügbar
Das Primärgerät wählt gerade einen Anruf, hat ihn aber noch nicht getätigt	Verfügbar
Ein anderes Gerät als das Primärgerät führt einen Anruf aus	Verfügbar
Das Primärgerät ist auf DND geschaltet	Verfügbar
Das Primärgerät ist nicht registriert	Verfügbar

Warteschlangenoptionen

Unter Warteschlangenoptionen stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Warteschlangen-zeitüberschreitung	Aktiviert/deaktiviert die Zeitüberschreitung für die Warteschlange, welche festlegt, wie lange (in Sekunden) ein Anruf in der Warteschlange bleibt.
Zeitüberschreitung (Sekunden)	Legt fest, wie lviele Sekunden ein Anruf in der Warteschlange bleibt. Voreingestellt sind 30 Sekunden. Der Höchstwert beträgt 9.999 Sekunden (2 Stunden, 46 Minuten und 39 Sekunden).
Aktion bei der Zeitüberschreitung	Legt die eine Aktion fest, die bei Zeitüberschreitung automatisch ausgeführt werden soll. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus der Dropdown-Liste: Besetzt Auflegen Weiterleitung an Ziel In der Voreinstellung ist Besetzt konfiguriert. Die Aktion bei Zeitüberschreitung wird ausgeführt, wenn: die Zeitüberschreitung erreicht und der Anruf von keinem Agenten angenommen wurde.
Ziel	Legt ein Weiterleitungsziel fest. Wählen Sie das Ziel aus einer Dropdown-Liste aus. Bitte beachten Sie, dass Sie nur bestehende Ziele aus der Dropdown-Liste zur Auswahl haben und dass Sie keine externe Nummer als Ziel festlegen können.
Aktion, wenn kein Agent angemeldet ist	Legt fest, was passiert, wenn ein Anruf in einer Warteschlange eingeht, in der sich keine Agenten befinden. Es gibt folgende Optionen: Besetzt Auflegen Weiterleiten zum Ziel Anruf entgegennehmen In der Voreinstellung ist Anruf entgegennehmen konfiguriert. Das bedeutet, dass die Anrufer sich in die Warteschlange einreihen können, auch wenn keine Agenten an der Warteschlange angemeldet sind. Wir empfehlen, eine andere Option zu wählen. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung nicht greift, wenn sich ein Agent in der Warteschlange befindet, aber nicht verfügbar ist.

Optionen für Anrufer

Mit den Optionen für Anrufer können Sie festlegen, was der Anrufer hört, wenn er die Warteschlange betritt.

Bitte beachten Sie, dass Sie, um die unten beschriebenen Optionen nutzen zu können, zuvor Ansagen hinzugefügt haben müssen.

Unter Anruferoptionen stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Initiale Ansage	Legt die Ansage fest, die abgespielt wird, wenn ein Anrufer die Warteschlange betritt. Wenn sie konfiguriert ist, wird die Ansage nur genau einmal abgespielt. Sie können eine Ansage aus der Dropdown-Liste auswählen. Bitte beachten Sie, dass die Ansage als Ganzes abgespielt wird und nicht unterbrochen werden kann. die ACD erst dann versucht, einen freien Teilnehmer zu finden, an den der Anruf verteilt werden kann, wenn die Ansage vollständig abgespielt wurde.
Periodische Ansage	Legt die Ansage fest, die abgespielt wird, wenn ein Anrufer sich in der Warteschleife befindet. Sie können eine Ansage aus der Dropdown-Liste auswählen.
Verzögerung (Sekunden)	Gibt das Intervall in Sekunden zwischen den periodischen Ankündigungen an. Der Standardwert ist 30. Beachten Sie, dass das Intervall zwischen den periodischen Ansagen größer sein muss als die Dauer der Ansage. Wenn Sie ein Intervall festlegen, das kürzer ist als die Dauer der Ansage, kann die Warteschlange unterbrochen werden, wodurch Anrufer nicht beitreten können.
Position in der Warteschlange	Aktiviert/deaktiviert die Ansage der Position eines Anrufs in der Warteschlange.
Verzögerung (Sekunden)	Gibt das Intervall (in Sekunden) an, in dem der Anrufer über seine Position in der Warteschlange informiert wird. Der Standardwert ist 30. Der Höchstwert ist 999.
Wartemusik	Legt fest, was der Anrufer in der Warteschlange hören soll. Die Optionen sind: Standard-Wartemusik für die Anlage Freizeichen Benutzerdefiniert
Benutzerdefinierte Wartemusik	Legt eine Ansage vom Typ Wartemusik fest.

Optionen für Agenten

Mit den Optionen für Agenten können Sie das Verhalten der ACD bei der Verteilung von Anrufen an Agenten konfigurieren.

Die ACD verteilt eingehende Anrufe in der Reihenfolge ihres Eingangs an den ersten verfügbaren Agenten. Das System nimmt jeden Anruf sofort entgegen und hält ihn ggf. in einer Warteschlange, bis er an den nächsten verfügbaren Agenten weitergeleitet werden kann.

Bitte beachten Sie, dass:

Die ACD die Anrufe immer in der Reihenfolge verteilt: Der am längsten wartende Anruf wird als erstes an die Agenten verteilt (first in / first out)
Die ACD in der Lage ist, mehrere Anrufe gleichzeitig zu verteilen (d.h. sie wartet nicht darauf, dass der erste Anruf von einem Agenten angenommen wird, um mit der Verteilung eines weiteren Anrufs zu beginnen)
Anrufe, die verteilt wurden, nicht mehr als in der Warteschlange wartend gelten.
Wenn die ACD versucht hat, einen Anruf zu verteilen und keiner der Agenten geantwortet hat, der Anruf zurück in die Warteschlange geht. Dort wird er erneut in die Verteilung aufgenommen.

Unter Optionen für Agenten stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Auswahlstrategie	Wählt eine Strategie für die Verteilung eines eingehenden Anrufs an einen Agenten aus. Sie können eine Strategie aus einer Dropdown-Liste auswählen. Die Optionen sind: Alle gleichzeitig: Die ACD ruft alle Agenten an, die als verfügbar gelten. Wenn ein Agent verfügbar wird, nachdem die Verteilung begonnen hat, wird die ACD nicht versuchen, den Anruf an diesen Agenten zu verteilen. Sie beginnt jedoch mit der Verteilung des nächsten in der Warteschlange wartenden Anrufs an alle zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Agenten. Wir empfehlen, diese Strategie nur bei Warteschlangen mit wenigen Mitgliedern zu verwenden, da die Wartezeit bei dieser Strategie tendenziell länger ist als bei anderen Strategien. Round-Robin: Bei der Round-Robin-Strategie wird der erste Anruf in der Rotation an den ersten Agenten in der Liste verteilt, dann an den zweiten, usw. Nachfolgende Anrufe werden an den Agenten in der Liste nach dem letzten, der geantwortet hat, verteilt. Zufällig: Die ACD wählt ein Mitglied nach dem Zufallsprinzip aus. Längste Pause zuerst: Die ACD wählt das Mitglied aus, das am längsten keinen Anruf aus dieser Warteschlange mehr erhalten hat. Geringste Auslastung zuerst: Die ACD wählt das Mitglied aus, das die wenigsten Anrufe aus dieser Warteschlange erhalten hat.
Zeitüberschreitung beim Agenten (Sekunden)	Legt fest, wie lange (in Sekunden) die ACD das Primägerät des Agenten klingeln lässt, bevor sie den Anruf zurück in die Warteschlange holt, um ihn erneut zu verteilen (kann nur konfiguriert werden, wenn Round-Robin oder Zufällig ausgewählt wurde). Der voreingestellte Wert ist 30.
Verzögerung des nächsten Anrufs nach der Zeitüberschreitung (Sekunden)	Gibt die Zeit in Sekunden an, die der Anruf in der Warteschlange gehalten wird, bevor versucht wird, ihn mit einem anderen verfügbaren Agenten zu verbinden. Der voreingestellte Wert ist 30.
Nachbearbeitungszeit pro Agent (Sekunden)	Gibt die Zeit an, die ein Agent nach Beendigung eines Anrufs benötigt, um alle direkt mit dem Anruf verbundenen Arbeiten zu erledigen. Der voreingestellte Wert ist 60.
Wartezeit	Aktiviert/deaktiviert eine Meldung, die angibt, wie lange sich der Anruf in der Warteschlange befindet. Bitte beachten Sie, dass der Anrufer erst verbunden wird, wenn der Agent diese Meldung gehört hat.
Ansage für den Agenten	Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird den Agenten die ausgewählte Ansage vorgespielt, bevor der Anrufer mit ihnen verbunden wird. Diese Ansage kann z. B. verwendet werden, um den Agenten darüber zu informieren, aus welcher Warteschlange / welchem Dienst der Anrufer kommt. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur Ansagen aus dem Pool der allgemeinen Ansagen verwendet.

Bitte beachten Sie Folgendes:

Sie sollten vermeiden, eine Warteschlange zu konfigurieren, der Anrufer auch dann beitreten können, wenn keine Agenten angemeldet sind.
Sie sollten für die Warteschlange immer eine Zeitüberschreitung und eine Aktion, die bei Zeitüberschreitung ausgeführt werden soll, konfigurieren.
Anrufe, die über eine Warteschlange kommen, können von anderen Nebenstellen entgegengenommen werden, aber nur, wenn diese in der gleichen Pick-up-Gruppe sind.
Die ACD ignoriert jede Rufumleitung, die an den Nebenstellen der Agenten konfiguriert ist.
Sie sollten immer eine Zeitüberschreitung pro Agent konfigurieren, die hoch genug, dass die Agenten den Anruf entgegen nehmen können, aber nicht so hoch, dass er die Wartezeit erhöht.
Sie sollten nicht die Strategie Alle gleichzeitig verwenden.
Konfigurieren Sie immer alle Zeitüberschreitungsoptionen für einen Warteschlangendienst.

Überblick

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen Skill-Dienst konfigurieren.

Der Skill-Dienst verwendet die ACD auf genau dieselbe Weise wie der Warteschlangendienst. Er verwendet jedoch eine andere Methode, wenn es darum geht, Agenten zu konfigurieren und auf eingehende Anrufe zu verteilen.

Es gibt zwei Hauptunterschiede zwischen einem Warteschlangen- und einem Skill-Dienst:

Die Skill-Gewichtung funktioniert genau umgekehrt wie die Gewichtung über den Penalty-Wert.
Agenten können sich nicht selbst aus dem Skill-Dienst entfernen.

Da viele Einstellungen bei Skill-Diensten genauso funktionieren wie bei den Warteschlangendienste, werdenIn diesem Abschnitt werden nur die Optionen beschrieben, die sich von denen der Warteschlangendienste unterscheiden.

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Tipp

Sie haben die Möglichkeit, einen Skill-Dienst zu klonen, wenn Sie einen Skill-Dienst mit gleichen oder ähnlichen Einstellungen erstellen möchten.

Skill-Level

Im Gegensatz zu einer Warteschlange, bei der Agenten nach der Höhe des Penalty-Werts nachrangig angerufen werden, werden beim Skill-Dienst die Agenten nach der Höhe ihres Skills vorrangig angerufen. So würden Sie bei einem Skill-Dienst den Agenten, die zuerst angerufen werden sollen, den höchsten Skill zuweisen, während Agenten mit niedrigerem Skill entsprechend nachrangig behandelt werden.

Voreingestellt ist bei allen Agenten ein Skill-Level von 1, der Höchstwert beträgt 10.

Indem Sie für jedes Mitglied des Skill-Dienstes eine anderes Skill-Level festlegen, können Sie steuern, an wen Anrufer bevorzugt zugestellt werden, und dennoch sicherstellen, dass weitere Agenten für eingehende Anrufe zur Verfügung stehen, wenn der bevorzugte Agent nicht verfügbar ist.

Bitte bedenken Sie dies:

In den meisten Fällen wird die ACD nicht versuchen, Anrufe an Agenten mit niedrigerem Skill-Level zuzustellen, solange Agenten mit höherem Skill-Level verfügbar sind, selbst wenn diese Agenten den Anruf nicht angenommen haben.
Wenn die ACD begonnen hat, Anrufe an Agenten mit einem niedrigeren Skill-Level zuzustellen, aber ein Agent mit einem höheren Skill-Level verfügbar wird, wird die Zustellung abgeborchen und bei dem Agenten mit dem höheren Skill-Level neu gestartet.

Sich von einem Skill-Dienst anmelden/abmelden

Beachten Sie, dass Telefonnebenstellen Mitglied in mehreren Skill Services sein können.

Das Hinzufügen einer Telefonnebenstelle zu einem Skill-Dienst kann erfolgen über:

Skills
Telefonnebenstellen

Im Gegensatz zu den Warteschlangendiensten können sich Endbenutzer an der Telefonnebenstelle nicht selbst zu einem Skill-Dienst hinzufügen oder daraus entfernen. Sie können sich aber bei ihrem Skillset anmelden oder abmelden.

Derzeit gibt es nur eine Methode, mit der sich Endbenutzer bei ihrem Skillset an- oder abmelden können:

Die Verwendung von Funktionscodes (Sterncodes).

Das System löscht den Agenten dabei nicht aus der Liste und speichert weiterhin das über das Admin-Portal konfigurierte Skill-Level. Wenn die Agenten sich von dem Skillset abmelden, bedeutet dies, dass sie immer noch im Skill-Dienst aufgeführt sind, aber keine Anrufe mehr erhalten. Bitte beachten Sie, dass der Agent weiterhin an seinem Gerät angemeldet bleiben kann, auch wenn er vom Skill abgemeldet ist.

Agenten können sich nur für ihr gesamtes Skillset anmelden oder abmelden und können nicht auswählen, zu welchem Skill-Dienst sie gehören.

Unter Nebenstellen > Nebenstellen > Skills, können Sie einsehen, in welchen Skills ein Agent Mitglied ist. Ein Administrator kann über den Button den Agenten als Mitglied eines Skill-Dienstes aktivieren oder wieder deaktivieren, so dass der Agent keine Anrufe erhält, auch wenn er am Skill-Dienst angemeldet ist. "Am Skillset als Agent einloggen“ nimmt den Agenten in das Skill-Set auf. Wenn also ein Agent sich mit einem Sterncode vom Skillset abgemeldet hat, kann ein Administrator den Agenten mit dieser Option anmelden.

Überblick

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen Sprachdialogdienst konfigurieren.

Ein Sprachdialogdienst ist der erste von zwei Diensten, die eingehende Anrufe verwalten.

IVR steht für Interactive Voice Response und wird oft auch als Sprachmenü bezeichnet. Der Begriff wird verwendet, um ein System zu beschreiben, in dem ein Anrufer durch ein System navigiert, indem er die Tonwahltasten auf seiner Telefontastatur benutzt. Ein IVR bzw. Sprachdialogdienst besteht im Wesentlichen aus einer Reihe von Ansagen. Der Anrufer hat die Wahl zwischen verschiedenen interaktiven Funktionen, z. B.: „Für den Vertrieb drücken Sie die 1“, ‚Für den technischen Support drücken Sie die 2‘ usw., ganz so, wie Sie es bei einem Anruf bei Ihrem Mobilfunkanbieter oder einem Online-Händler usw. tun würden.

Wenn der Anrufer eine Taste auf der Telefontastatur drückt, gibt das Telefon zwei Töne ab, die als DTMF-Töne bezeichnet werden. DTMF steht für Dual Tone Multi-Frequency. Die DFN-Cloud-Telefonanlage erkennt die DTMF-Töne und reagiert entsprechend.

Bitte beachten Sie, dass der Sprachdialogdienst entgegen dem, was der Name vermuten lässt, keine Funktionen zur Spracherkennung bietet und nur DTMF-Töne zur Menüführung erkennt.

In dieser Ansicht können Sie:

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Nach einem Sprachdialogdienst suchen

Tipp

Sie haben die Möglichkeit, einen Sprachdialogdienst zu klonen, wenn Sie einen Sprachdialogdienst mit gleichen oder ähnlichen Einstellungen erstellen möchten.

Allgemein

Unter Allgemein stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Anzeigename

Dies ist ein Pflichtfeld und kann bis zu 50 Zeichen lang sein.

Es gelten die gleichen Regeln wie im Abschnitt Telefonnebenstellen.

Nebenstelle

Weist eine interne Nebenstellennummer zu.

Bitte beachten Sie, dass die Zuweisung einer Nebenstellennummer nicht zwingend erforderlich ist, sodass Sie dieses Feld auch frei lassen können.

Wenn Sie sich für die Zuweisung einer Nebenstellennummer entscheiden, beachten Sie bitte, dass die gleichen Regeln gelten wie im Abschnitt Telefonnebenstellen.

Externe Nummern

Unter Externe Nummern können Sie eine oder mehrere Durchwahlen (für eingehende Anrufe) zum Sprachdialogdienst hinzufügen.

Bitte beachten Sie, dass hier die gleichen Regeln und Hinweise gelten wie für Nebenstellen, siehe Externe Nummern (Durchwahl).

Ansage

Unter Ansage stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Ansage abspielen

Aktiviert die Auswahl einer Ansage.

Sie können nur eine Ansage konfigurieren, die abgespielt wird, wenn ein Anrufer dem Dienst beitritt.

Ansage

Wählt die Ansage aus, die abgespielt wird, wenn ein Anrufer dem Dienst beitritt.

Bitte beachten Sie, dass Sie nur Ansagen vom Typ Allgemeine Ansage auswählen können und nicht vom Typ Warteschleifenmusik.

Denken Sie daran, dass das Feld zwar nicht obligatorisch ist, Sie aber immer eine Ansage auswählen sollten, die vom IVR-Dienst abgespielt wird. Andernfalls nimmt die DFN-Cloud-Telefonanlage den Anruf zwar entgegen, spielt aber nichts ab. Das ist für den Anrufer verwirrend und kann zu Beschwerden führen.

Antwortoptionen

Mit den Antwortoptionen sind Sie in der Lage, einen Sprachdialog/ ein Sprachmenü zu konfigurieren.

Unter Antwortoptionen stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Maximale Anzahl von Ziffern	Legt die maximale Anzahl von Ziffern (zwischen 1 und 10) für diesen Sprachdialogdienst fest. Anders als bei einigen anderen Telefonanlagen können Sie beim DFN-Sprachdialogdienst Tastenzuweisungen für Optionen mit mehr als einer Ziffer konfigurieren. Dieser Wert beträgt in der Voreinstellung 1. Dies bedeutet, dass der Sprachdialogdienst nach einem Ziel sucht, sobald der Anrufer eine Ziffer eingegeben hat. Der Maximalwert für dieses Feld beträgt 10. Dieser Wert würde bedeuten, dass das System mit der Suche nach einem Ziel beginnt, sobald der Anrufer 10 Ziffern auf seiner Tastatur eingegeben hat. Wenn mindestens eine Ziffer eingegeben wurde, prüft das System außerdem nach etwa 5 Sekunden, ob für die bereits eingegebenen Ziffern ein Ziel konfiguriert ist. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung in Verbindung mit der Option Anruf an Nebenstelle umleiten funktioniert.
Anruf an Nebenstelle umleiten	Aktiviert/deaktiviert die Option Anruf an Nebenstelle umleiten. Wenn aktiviert: Wenn die eingegebene Nummer mit keiner der vorhandenen Antwortoptionen übereinstimmt, wird die Nummer als Nebenstellennummer verwendet und der Anruf wird an die Nebenstelle weitergeleitet.
Antwortoptionen hinzufügen	Fügt eine Antwortoption hinzu. Sie müssen jeweils zwei Optionen konfigurieren: Antwortoption: Desired input or response from the caller. Aktion für die in Schritt 1 festgelegte Antwortoption. So fügen Sie eine Antwortoption für den Anrufer hinzu: Fügen Sie eine Antwortoption hinzu. Bitte beachten Sie, dass Sie in das Feld Antwortoption eine Nummer eintragen können, die kleiner oder gleich der maximalen Anzahl von Ziffern ist. Wenn Sie z. B. die maximale Anzahl der Ziffern auf 1 gesetzt haben, können Sie nur Zahlen mit einer Ziffer als Antwortoption eintragen. Wenn Sie die maximale Anzahl der Ziffern auf 3 einstellen, kann die Antwortoption zwischen 1 und 3 Ziffern betragen. Bitte beachten Sie, dass Sie eine maximale Ziffernzahl zwischen 1 und 10 festlegen und nur die Ziffern von 1 bis 9 verwenden können. Zusätzlich können Sie auch die Zeichen * oder # verwenden, aber nur allein, nicht in Kombination mit Zahlen. Zum Beispiel ist #100 nicht möglich. Wählen Sie die Aktion für die Antwortmöglichkeiten des Anrufers aus folgenden Optionen: - Auflegen - Wiederholen: Wiederholt die vom IVR vorgegebene Option. - Sprachnachrichten abrufen: Das System wiederholt die Ansage von Anfang an, bis der Anrufer antwortet oder auflegt. - Weiterleitung an Ziel: Bitte beachten Sie, dass Sie nur ein bestehendes Ziel aus der Dropdown-Liste auswählen und keine externe Nummer als Ziel festlegen können.
Zeitüberschreitung	Aktiviert/deaktiviert, dass eine automatische Aktion ausgeführt wird, wenn ein Anrufer keine Antwortoption eingegeben hat.
Zeitüberschreitung (Sekunden)	Gibt das Intervall (in Sekunden, zwischen 1 und 999) an, nach dem die Aktion bei Zeitüberschreitung durchgeführt wird. Der Standardwert ist 15. Der Höchstwert ist 999. Bitte beachten Sie, dass die Zeitüberschreitung erst dann eintritt, wenn die Ansage vollständig abgespielt wurde. Das heißt, wenn die Ansage 15 Sekunden dauert und die Zeitüberschreitung auf 5 eingestellt ist, wird die IVR die Aktion bei Zeitüberschreitung erst nach 20 Sekunden einleiten.
Aktion bei der Zeitüberschreitung	Legt die automatische Aktion fest, die bei Zeitüberschreitung ausgeführt wird. Die Optionen sind: Besetzt Auflegen Wiederholen Weiterleitung an Ziel Die Aktion bei Zeitüberschreitung wird ausgeführt, wenn die Ansage vollständig abgespielt wurde, die Zeitüberschreitung in Sekunden abgelaufen ist und der Anrufer keine Ziffern am Telefon eingegeben hat oder die vom Anrufer eingegebene Ziffernfolge ungültig ist und die Zeitüberschreitung zurückgesetzt wurde.
Ziel	Legt ein Weiterleitungsziel fest. Wählen Sie das Ziel aus einer Dropdown-Liste aus. Bitte beachten Sie, dass Sie nur bestehende Ziele aus der Dropdown-Liste zur Auswahl haben und dass Sie keine externe Nummer als Ziel festlegen können.

Wichtig

Stellen Sie sicher, dass:

Sie die Ansage, die der Sprachdialogdienst abgespielen soll, ausgewählt haben,
dass die maximale Anzahl von Ziffern größer oder gleich der maximalen Länge der Nebenstelle ist
Sie eine Zeitüberschreitung und eine Aktion bei Zeitüberschreitung konfiguriert haben.

Überblick

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einen Zeitsteuerungsdienst konfigurieren.

Der Zeitsteuerungsdienst ist der zweite von zwei Diensten, die eingehende Anrufe verwalten. Er basiert auf Tageszeit und Wochentag. Ein Zeitsteuerungsdienst ist also eigentlich eine Kombination aus zwei Diensten:

Tageszeit-Routing
Wochentags-Routing

Mit einem Zeitsteuerungsdienst können Sie das Ziel eingehender Anrufe anhand des Wochentags und der Tageszeit steuern. Außerdem ist er logikbasiert (innerhalb des angegebenen Zeitrahmens) und binär (ein- oder ausgehend / an oder aus).

In dieser Ansicht können Sie:

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Nach einem Zeitsteuerungsdienst suchen

Tipp

Sie haben die Möglichkeit, einen Zeitsteuerungsdienst zu klonen, wenn Sie einen Zeitsteuerungsdienst mit gleichen oder ähnlichen Einstellungen erstellen möchten.

Allgemein

Unter Allgemein stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Anzeigename

Weist dem Zeitsteuerungsdienst einen Namen zu.

Dies ist ein Pflichtfeld und kann bis zu 50 Zeichen lang sein.

Es gelten die gleichen Regeln wie im Abschnitt Telefonnebenstellen.

Nebenstelle

Weist eine interne Nebenstellennummer zu.

Bitte beachten Sie, dass die Zuweisung einer Nebenstellennummer nicht zwingend erforderlich ist, sodass Sie dieses Feld auch frei lassen können.

Wenn Sie sich für die Zuweisung einer Nebenstellennummer entscheiden, beachten Sie bitte, dass die gleichen Regeln gelten wie im Abschnitt Telefonnebenstellen.

Geografische Einstellungen

Unter Geografische Einstellungen konfigurieren Sie die Zeitzone, was für die Konfiguration eines Zeitsteuerungsdienstes unabdingbar ist.

Unter Geografische Einstellungen stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Zeitzone

Legt die Zeitzone fest.

Sie können die Einstellungen für die Zeitzone aus der Anlagenkonfiguration übernehmen oder eine andere Zeitzone aus der Dropdown-Liste auswählen.

Externe Nummern

Unter Externe Nummern können Sie eine oder mehrere Durchwahlen (für eingehende Anrufe) zum Gruppendienst hinzufügen.

Bitte beachten Sie, dass hier die gleichen Regeln und Hinweise gelten wie für Nebenstellen, siehe Externe Nummern (Durchwahl).

Regeln

Unter Regeln konfigurieren Sie eine Reihe von Regeln, die sich gegenseitig beeinflussen.

Die folgenden Optionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Von Wochentag	Legt den Starttag des Zeitraums fest, in dem für Anrufe, die innerhalb des Zeitintervalls liegen, die definierte Aktion ausgeführt werden soll.
Bis Wochentag	Legt den letzten Tag des Zeitraums fest, in dem für Anrufe, die innerhalb des Zeitintervalls liegen, die definierte Aktion ausgeführt werden soll. Bitte beachten Sie, dass die beiden Optionen Von Wochentag und Bis Wochentag zusammen einen Bereich festlegen und nicht als individuelle Einstellungen betrachtet werden können.
Startzeit an jedem Tag	Legt die Startzeit für das tägliche Zeitfenster fest, in dem für Anrufe die definierte Aktion ausgeführt werden soll.
Endzeit an jedem Tag	Legt den Endzeitpunkt für das tägliche Zeitfenster fest, in dem für Anrufe die definierte Aktion ausgeführt werden soll. Bitte beachten Sie, dass die Start- und Endzeit für jeden Tag einzeln gilt. Wenn Sie z. B. bei Von Wochentag den Montag und bei Bis Wochentag den Dienstag sowie als Startzeit 8:00 Uhr und als Endzeit 18:00 Uhr festlegen, lauten die Tage und Zeiten Montag 8:00 bis 18:00 Uhr und Dienstag 8:00 bis 18:00 Uhr.
Aktion, wenn innerhalb des Zeitfensters	Legt fest, welche Aktion für Anrufe innerhalb des definierten Zeitfensters durchgeführt werden soll. Sie haben folgende Optionen: Besetzt Auflegen Weiterleitung an Ziel. Bitte beachten Sie, dass Sie nur bestehende Ziele aus der Dropdown-Liste zur Auswahl haben und dass Sie keine externe Nummer als Ziel festlegen können.
Aktion, wenn außerhalb des Zeitfensters	Legt fest, welche Aktion für Anrufe außerhalb des definierten Zeitintervalls durchgeführt werden soll. Sie haben folgende Optionen: Besetzt Auflegen Weiterleitung an Ziel. Bitte beachten Sie, dass Sie nur bestehende Ziele aus der Dropdown-Liste zur Auswahl haben und dass Sie keine externe Nummer als Ziel festlegen können.
Regeln der Zeitsteuerung übergehen	Aktiviert / deaktiviert das Übergehen der Zeitsteuerung, um den Anruf direkt an ein definiertes Ziel weiterzuleiten. Dies ist eine optionale Einstellung, die nur für das tägliche Zeitfenster gilt, nicht aber für den in Tagen bemessenen Zeitraum. Das bedeutet, dass der Dienst den eingestellten Zeitraum ignoriert und nur die täglichen Zeitfenster berücksichtigt. Sie wählen aus, welche der oben konfigurierten Aktionen ausgeführt werden soll: Ziel, wenn innerhalb des Zeitfensters (z. B. werden alle Anrufe zwischen 8:00 und 18:00 Uhr an das ausgewählte Ziel weitergeleitet) Ziel, wenn außerhalb des Zeitfensters (z. B. werden alle Anrufe an das ausgewählte Ziel weitergeleitet, wenn ein Anruf früher als 8:00 Uhr und später als 18:00 Uhr kommt)

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass das pro Tag definierte Zeitfenster die erste Instanz ist, die das System auswertet, um einen eingehenden Anruf weiterzuleiten.
Bitte beachten Sie, dass das System keine Sekunden auswertet und die angezeigte Zeit inklusive ist, z.B. wenn die Endzeit auf 18:00 eingestellt ist, bedeutet dies bis 18:00:59 und nicht 17:59:59.

Zeitsteuerungsdienst für Zeitraum über Mitternacht einstellen

Wenn Sie z.B. den Zeitraum von Sonntag bis Montag festlegen möchten, wobei sich das Zeitintervall über Mitternacht erstreckt, dann müssen Sie die Zeitintervalle für jeden einzelnen Tag als 00:00 bis 23:59 festlegen, d.h. Sonntag: 00:00 bis 23:59 und Montag: 00:00 Uhr bis 23:59 Uhr.

Ausnahmedaten

Mit der Festlegung von Ausnahmedaten können Sie einen oder mehrere aufeinanderfolgende Tage angeben, an denen die eingestellte Zeitsteuerung umgangen werden soll. Beachten Sie, dass eine Ausnahme immer für vollständige Tage gilt, d. h. von 00:00:00 bis 23:59:50.

Diese Einstellung wird z.B. bei Feiertagen verwendet, wenn die Geschäfte an einem bestimmten Datum/Datumsbereich für den ganzen Tag geschlossen sind.

Unter Ausnahmedaten stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Datum hinzufügen

Fügt ein einzelnes Datum oder einen Datumsbereich hinzu, währed dem Anrufe dauerhaft weitergeleitet werden

Bitte beachten Sie, dass das Portal beim Hinzufügen eines Datumsbereichs diesen automatisch in einzelne Datumsbereiche umwandelt.

Aktion

Legt fest, welche Aktion am ausgewählten Datum/Datumsbereich durchgeführt werden soll.

Die Optionen sind:

Weiterleiten an "wenn innerhalb des Zeitraums"
Weiterleiten an "wenn außerhalb des Zeitraums"

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die folgenden weiteren Konfigurationen vornehmen können:

Ansagen
Kontakte
Blockierlistenprofile (eingehend)

Überblick

Ansagen sind voraufgezeichnete Audionachrichten oder Musik. Sie werden benötigt, um sicherzustellen, dass alle Anrufer, die z. B. bei den Diensten anrufen, die vorgesehenen Nachrichten/Ansagen/Musik hören.

Unter Konfiguration > Ansagen können Sie eine Liste aller Ansagen einsehen, die an der Anlage hinzugefügt wurden. Bitte beachten Sie, dass Ansagen, die in anderen Bereichen der Konfiguration hochgeladen wurden, z. B. in einer Warteschlange oder einem Sprachdialogdienst, ebenfalls aufgelistet sind und in diesem Abschnitt verwaltet werden können.

In dieser Ansicht können Sie:

Einen neuen Eintrag hinzufügen
einen, mehrere oder alle Einträge auswählen und löschen
einen Eintrag bearbeiten, klonen, löschen oder in die Zwischenablage kopieren (Sie können einen Eintrag auch durch Doppelklick bearbeiten)
Auswählen, wie viele Einträge Sie auf der Seite angezeigt bekommen möchten
Nach einer Ansage suchen

Wichtig

Prüfen Sie vor dem Löschen einer Ansage, ob ein anderes Ziel darauf verweist, z. B. ein Sprachdialog (IVR), eine Warteschlange oder einen Skill-Dienst, da die Konfiguration des anderen Ziels sich durch die Löschung ändern würde.

Allgemein

Unter Allgemein stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Name

Weist der Ansage einen Namen zu.

Dies ist ein Pflichtfeld und kann bis zu 50 Zeichen lang sein.

Es gelten die gleichen Regeln wie im Abschnitt Telefonnebenstellen.

Typ

Legt den Ansagentyp fest.

Es gibt folgende Optionen:

Allgemeine Ansage: Nachrichten, die Anrufer beim Navigieren im Telefonmenü helfen sollen. Es kann sich beispielsweise um eine initiale Ansage handeln, die den Anrufer darüber informiert, dass er sich in einer Warteschleife befindet, über seine Position in der Warteschleife usw. Bitte beachten Sie, dass es sich bei dieser Art von Ansage in der Regel um eine Audionachricht und nicht um Musik handelt.
Wartemusik: Musik, die abgespielt wird, während ein Anrufer in der Warteschleife ist. Dies ist ein allgemeiner Typ von Wartemusik und kann für jeden Dienst konfiguriert werden.
Wartemusik (Warteschlange): Wartemusik, die nur für einen Warteschlangendienst konfiguriert werden kann.
Wartemusik (Skill): Wartemusik, die nur für einen Skill-Dienst konfiguriert werden kann.

Audiodatei

Lädt eine Audiodatei hoch.

Bitte beachten Sie, dass nur MP3- und WAV-Dateien unterstützt werden und die maximale Dateigröße 7 MB beträgt.

Sie können die Audiodatei ersetzen, wenn Sie eine bereits vorhandene Ansage bearbeiten.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass persönliche Voicemail-Ansagen nicht Teil der Ansagen sind und direkt an der jeweiligen Nebenstelle konfiguriert werden.

Bitte beachten Sie, dass das System beim Hochladen einer Audiodatei für die Option Warteschleifenmusik die voreingestellte Datei für Warteschleifenmusik ersetzt.

Überblick

Unter Kontakte können Sie Kontakte einrichten und verwalten.

Bitte beachten Sie, dass wir unterscheiden zwischen:

Firmenkontakte / Telefonbuch, konfiguriert im Admin-Portal
privaten Kontakten/Telefonbuch, die von einzelnen Benutzern in ihren DFN VoIP Centrex-Benutzer-Apps konfiguriert werden.

Diese beiden Arten von Kontakten können kombiniert werden, so dass sie von zertifizierten Geräten oder den DFN VoIP Centrex-Apps aus zugänglich sind.

In diesem Abschnitt erfahren Sie nur, wie Sie Kontakte im Admin-Portal verwalten können.

In dieser Ansicht können Sie:

Einen neuen Eintrag hinzufügen
Alle Kontakte löschen
Einen, mehrere oder alle Einträge auswählen und löschen
Einen Eintrag bearbeiten, anrufen, löschen oder in die Zwischenablage kopieren (Sie können einen Eintrag auch durch Doppelklick bearbeiten)
Eine CSV-Datei importieren
Eine CSV-Datei exportieren
Auswählen, wie viele Einträge Sie auf der Seite angezeigt bekommen möchten.
Nach einem Kontakt suchen

Allgemein

Unter Allgemein stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Name und Vorname

Weist dem Kontakt einen Namen zu.

Telefonnummer

Weist dem Kontakt eine Telefonnummer zu.

Bitte beachten Sie, dass Telefonnummern in der Microsoft-Schreibweise eingegeben werden müssen, d. h. mit Landesvorwahl, Ortsvorwahl und Teilnehmernummer.

Sichtbarkeit

Unter Sichtbarkeit stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Privatmodus

Aktiviert / deaktiviert die Sichtbarkeitsbeschränkung eines Kontakts.

Wenn der Privatmodus deaktiviert ist, ist der Kontakt für alle Nebenstellen sichtbar. Wenn er aktiviert ist, ist er nur für die in der Ausnahmeliste festgelegten Nebenstellen sichtbar (gilt auch für die Suche).

Ausnahmeliste bearbeiten

Fügt hinzu/entfernt Nebenstellen, die diesen Kontakt suchen können.

Blockierlistenprofile (eingehend)

Unter Blockierlistenprofile können Sie Regeln für das Blockieren eingehender Anrufe erstellen. Bitte beachten Sie, dass dies für externe Nummern gilt und gegen Spam, Fishing usw. hilfreich ist.

In dieser Ansicht können Sie:

einen neuen Eintrag hinzufügen.
einen, mehrere oder alle Einträge auswählen und löschen.
einsehen, welche Blockierlistenprofile für eine oder mehrere Amtsleitungen genutzt werden (wieviele genau, zeigt die Zahl hinter dem Ja an).
einen Eintrag bearbeiten, klonen, löschen oder in die Zwischenablage kopieren (Sie können einen Eintrag auch durch Doppelklick bearbeiten).
Auswählen, wie viele Einträge Sie auf einer Seite angezeigt bekommen möchten.

Ein Blockierlistenprofil hinzufügen

Unter Allgemein stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Name

Weist dem Profil für die Blockliste für eingehende Nachrichten einen Namen zu.

Unter Regeln > Regel hinzufügen, stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Name	Weist der Regel einen Namen zu
Prefix	Gibt ein zu blockierendes Präfix ein, beginnend mit + und Vorwahl

Unter Amtsleitungen > Hinzufügen, stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Trunk

Wählt einen Trunk aus, der zu diesem Profil für die Blockliste für eingehende Anrufe hinzugefügt werden soll.

7.1.1 Allgemein 7.2.1 Allgemein